مساعد مكتبي

الانضمام إلى إنترث أدفايزوري يعني الانضمام إلى فريق ديناميكي وموهوب من الزملاء الاستثنائيين الذين يجلبون أفكار مبتكرة وفضولاً طبيعياً إلى العمل الذي يقومون به كل يوم.
ومع اختلاف كل يوم عن الآخر، نبحث عن أشخاص مستعدين لتقبل التحدي ودعم الأعمال خلال الشدائد والنمو.
ليس هناك نوع واحد من الأشخاص ينجح في إنترث أدفايزوري؛ فبيئة الأعمال المتنوعة تتطلب مجموعة من الشخصيات ووجهات النظر، والعمل الجماعي القوي، وشغفاً بنجاح العملاء.
هناك مكان لك هنا فعلاً.
نحن نريد مساعد مكتبي نشيط ومنظم للانضمام إلى فريقنا في الجزائر.
سيؤدي مساعد المكتب دوراً محورياً في دعم التشغيل السلس للمكتب من خلال تقديم المساعدة الإدارية، إدارة التقويمات، تنسيق اللوجستيات، تنظيم الفعاليات، وتسهيل الرحلات التجارية.
يتطلب هذا الدور شخصاً دقيق التفاصيل ويمتلك مهارات تنظيم واتصال ممتازة، إضافة إلى القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
المسؤوليات الأساسية: الدعم الإداري: تقديم مساعدة لا غنى عنها للموظفين ذوي المستويات العليا من خلال إدارة التقويمات والمواعيد والمراسلات بدقة وكفاءة.
المساعدة في إعداد المستندات والتقارير والعروض، مع ضمان الدقة والكمالية.
إدارة الوثائق: التعامل مع مختلف المستندات والتقارير والسجلات، وتنظيمها والحفاظ عليها للوصول إليها بسهولة واسترجاعها.
الحفاظ على السرية ونزاهة المعلومات الحساسة، والالتزام بسياسات وإجراءات الشركة.
الاتصال: كنقطة اتصال رئيسية للاتصالات الداخلية والخارجية، ونقل المعلومات بشكل فعال وسريع.
الرد على الاستفسارات والرسائل والبَصِلات الهاتفية بمهنية، وتقديم معلومات ومساعدة دقيقة حسب الحاجة.
واجبات الاستقبال: استقبال الزوار والعملاء بمودة واحترافية، وتقديم المساعدة والإرشاد حسب الحاجة.
إدارة المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الأفراد أو الأقسام المناسبين والتعامل مع الاستفسارات بكفاءة.
التنسيق: المساعدة في تنسيق الاجتماعات والفعاليات والترتيبات السفرية، مع الاعتناء بالتفاصيل في اللوجستيات والترتيبات.
التعاون مع زملاء الفريق لضمان تنفيذ المهام والمشروعات بسلاسة، وخلق بيئة عمل تعاونية.
التأمين الصحي الخاص والتدريب والتطوير ومكافأة الأداء والتعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة.
مؤهلات إضافية في إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة مفضلة.
الخبرة: خبرة مثبتة في إدارة المكاتب أو دور مماثل، ويفضل في بيئة مؤسسية.
الخبرة في إدارة التقويم والتنسيق اللوجستي وتنظيم الفعاليات مرغوبة.
المهارات: مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة، مع القدرة على تحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية.
اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في أداء المهام الإدارية.
الكفاءة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، خاصة Outlook وWord وExcel.
مهارات اتصال وتعامل بين الأشخاص ممتازة، مع القدرة على التفاعل بمهنية مع الأطراف الداخلية والخارجية.
الطلاقة في العربية والفرنسية مطلوبة؛ والكفاءة في الإنجليزية تعتبر ميزة.
السمات الشخصية: مبادر ومورد للموارد، مع الاستعداد لاتخاذ زمام المبادرة وحل المشكلات بشكل مستقل.
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
عنصر فريق ذو موقف إيجابي واستعداد لدعم الزملاء والمساهمة في أهداف الفريق.
مرونة وتكيف، والقدرة على الازدهار في بيئة عمل سريعة الوتيرة وديناميكية.