مساعد إداري

. الهدف من الوظيفة إدارة الإدارة تتضمن الإشراف وتنسيق الوظائف الأساسية التي تدعم التشغيل السلس للمنظمة.
تشمل هذه الوظيفة مجموعة من المسؤوليات، بما في ذلك إدارة العمليات المكتبية، والحفاظ على السجلات، وضمان الامتثال للسياسات واللوائح.
تشمل المهام الرئيسية التعامل مع المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية.
بالإضافة إلى ذلك، تتضمن الإشراف على الموظفين الإداريين، والتنسيق مع الأقسام الأخرى، ومعالجة أي قضايا تشغيلية قد تنشأ.
الهدف هو ضمان عمليات إدارية فعالة، ودعم الأهداف التنظيمية، والحفاظ على بيئة عمل منتجة ومنظمة.
. الوصف : 1.
الإشراف وإدارة العمليات المكتبية اليومية لضمان الكفاءة والإنتاجية.
2. تنسيق الأنشطة المكتبية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وإدارة المستلزمات المكتبية.
3. إدارة حجز غرف الاجتماعات من خلال طلبات الموظفين وسياسة حجز الغرف، وترتيب التوافر بناءً على الأولوية.
4. الإشراف على الموظفين الإداريين، بما في ذلك عمال المكتب، والسائقين، وغيرهم من موظفي الدعم.
5. تقديم الإرشادات، والتدريب، والتعليقات على الأداء لضمان جودة العمل العالية والتطوير المهني.
6. التعامل مع المهام الإدارية مثل إدارة الوثائق، وتنظيم المكتب.
7. ضمان اتباع الإجراءات والسياسات المكتبية وتحديثها حسب الحاجة.
8. تسهيل التواصل الفعال داخل المكتب ودعم التعاون بين الأقسام.
9. إدارة المستلزمات والمعدات المكتبية، بما في ذلك الطلب ومراقبة المخزون.
10. استقبال ومساعدة الزوار، والعملاء، ومرشحي الوظائف، والتنسيق مع الموارد البشرية لتوزيع وجمع استمارات التقديم.
11. إدارة حجوزات الطيران والفنادق للموظفين المسافرين في رحلات عمل، وضمان الترتيبات الفعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب.
12. تخطيط وتنظيم فعاليات الشركة، والمؤتمرات، والاجتماعات، وتنسيق اللوجستيات، والأماكن، والبائعين.
13. استلام، وفرز، وتوزيع شحنات المكتب، وطرود البريد، والبريد (مثل، DHL، FedEx) إلى الأقسام ذات الصلة.
14. الحفاظ على سجلات حجوزات السفر، والشحنات، والوثائق المتعلقة بالمكتب لأغراض التتبع والتقارير.
15. مراقبة والتحكم في ميزانية المكتب، وضمان الممارسات الفعالة من حيث التكلفة والامتثال للإرشادات المالية.
16. معالجة وحل أي قضايا تشغيلية أو نزاعات قد تنشأ داخل بيئة المكتب.
17. تنفيذ الحلول لتحسين العمليات المكتبية ومعالجة أي مخاوف تتعلق بالموظفين أو الإدارة.
18. ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة داخل بيئة المكتب.
19. الإشراف على صيانة ونظافة مساحة المكتب لإنشاء بيئة عمل آمنة وممتعة.
20. إعداد وصيانة التقارير حول أنشطة المكتب، ومقاييس الأداء، وأي قضايا أو تحسينات مطلوبة.
21. ضمان دقة حفظ السجلات والوثائق للعمليات الإدارية.
المؤهلات : درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة مفضل.
الخبرة السابقة في إدارة المكتب أو دور إداري ذي صلة مطلوبة.
خبرة مثبتة كمدير مكتب أو في دور إداري مشابه.
مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
مهارات تواصل وقدرات شخصية ممتازة.
إتقان برامج المكتب (مثل، مايكروسوفت أوفيس) ومعدات المكتب.
القدرة على إدارة الميزانيات والتعامل مع المهام المالية.
المعرفة بإجراءات المكتب، ولوائح الصحة والسلامة، وأفضل الممارسات الإدارية.