مساعد إداري

الغرض من الوظيفة

إدارة الإدارة تشمل الإشراف والتنسيق على الوظائف الأساسية التي تدعم سير العمل بسلاسة في المؤسسة. تتضمن هذه الوظيفة مجموعة من المسؤوليات، بما في ذلك إدارة العمليات المكتبية، والحفاظ على السجلات، وضمان الامتثال للسياسات واللوائح. تشمل المهام الرئيسية التعامل مع المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة اللوازم والمعدات المكتبية. بالإضافة إلى ذلك، تتضمن الإشراف على الموظفين الإداريين، والتنسيق مع الأقسام الأخرى، ومعالجة أي مشكلات تشغيلية قد تطرأ. الهدف هو ضمان عمليات إدارية فعالة، ودعم الأهداف التنظيمية، والحفاظ على بيئة عمل منتجة ومنظمة.

الوصف:

1. الإشراف وإدارة العمليات المكتبية اليومية لضمان الكفاءة والإنتاجية.

2. تنسيق الأنشطة المكتبية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وإدارة اللوازم المكتبية.

3. إدارة حجز غرف الاجتماعات من خلال طلبات الموظفين وسياسة حجز الغرف، وترتيب التوافر بناءً على الأولوية.

4. الإشراف على الموظفين الإداريين، بما في ذلك عمال المكتب، والسائقين، وغيرهم من الموظفين الداعمين.

5. تقديم الإرشادات، والتدريب، والتعليقات على الأداء لضمان جودة العمل العالية والتطوير المهني.

6. التعامل مع المهام الإدارية مثل إدارة الوثائق، وتنظيم المكتب.

7. ضمان اتباع إجراءات وسياسات المكتب وتحديثها حسب الحاجة.

8. تسهيل التواصل الفعال داخل المكتب ودعم التعاون بين الأقسام.

9. إدارة اللوازم والمعدات المكتبية، بما في ذلك الطلب ومراقبة المخزون.

10. استقبال ومساعدة الزوار، والعملاء، ومرشحي الوظائف، والتنسيق مع الموارد البشرية لتوزيع وجمع استمارات طلب العمل.

11. إدارة حجوزات الطيران والفنادق للموظفين المسافرين في رحلات عمل، وضمان الترتيبات الفعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب.

12. تخطيط وتنظيم الفعاليات، والمؤتمرات، والاجتماعات، وتنسيق اللوجستيات، والأماكن، والموردين.

13. استلام، وفرز، وتوزيع الشحنات المكتبية، وطرود البريد السريع، والبريد (مثل DHL، FedEx) إلى الأقسام المعنية.

14. الحفاظ على سجلات حجوزات السفر، والشحنات، والوثائق المتعلقة بالمكتب لأغراض التتبع والتقارير.

15. مراقبة والتحكم في ميزانية المكتب، وضمان ممارسات فعالة من حيث التكلفة والامتثال للإرشادات المالية.

16. معالجة وحل أي مشكلات تشغيلية أو نزاعات قد تنشأ داخل بيئة المكتب.

17. تنفيذ الحلول لتحسين العمليات المكتبية ومعالجة أي مخاوف تتعلق بالموظفين أو الإدارة.

18. ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة داخل بيئة المكتب.

19. الإشراف على صيانة ونظافة مساحة المكتب لإنشاء بيئة عمل آمنة وممتعة.

20. إعداد وصيانة التقارير حول أنشطة المكتب، ومقاييس الأداء، وأي مشكلات أو تحسينات مطلوبة.

21. ضمان دقة حفظ السجلات والوثائق للعمليات الإدارية.