منسق إداري

ملخص الوظيفة

المسؤوليات الرئيسية

التنسيق الإداري

• تنسيق الأنشطة الإدارية اليومية عبر قسم الإدارة

  
  

• مراقبة ومتابعة سير العمل الإداري والمهام والعناصر المطلوبة

  
  

• ضمان توافق الخدمات الإدارية مع سياسات وإجراءات الشركة

  
  

دعم المكتب والمرافق

• تنسيق خدمات المكتب بما في ذلك التنظيف والأمن والتموين والنقل والصيانة

  
  

• التواصل مع مقدمي الخدمات الخارجيين وضمان الالتزام بمستويات الخدمة

  
  

• دعم الطلبات المتعلقة بالمرافق وتتبع إنجاز أوامر العمل

  
  

إدارة الوثائق والسجلات

• الحفاظ على أنظمة تنظيم الملفات (إلكترونية وورقية)

  
  

• إعداد ومراجعة وتوزيع الوثائق الإدارية، الرسائل، والتقارير

  
  

• ضمان السرية والتعامل السليم مع سجلات الشركة

  
  

التنسيق والتواصل

• العمل كنقطة محورية بين الإدارة والموارد البشرية والمالية والأقسام الأخرى

  
  

• جدولة وتنسيق الاجتماعات وزيارات المواقع والفعاليات الإدارية

  
  

• تتبع المتابعات وضمان إغلاق الطلبات الإدارية في الوقت المناسب

  
  

دعم الشؤون المالية والمشتريات

• دعم طلبات الشراء، أوامر الشراء، الفواتير، ووثائق الموردين

  
  

• تتبع الميزانيات والنفقات الإدارية بالتنسيق مع المالية

  
  

• الحفاظ على سجلات العقود والاتفاقيات وتجديد الخدمات

  
  

دعم الإدارة

• المساعدة في عمليات التدقيق والتفتيش والامتثال

  
  

• دعم مبادرات التحسين المستمر داخل وظيفة الإدارة

  
  

المؤهلات والخبرة

التعليم

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة (يفضل)

  
  

الخبرة

• 3-5 سنوات من الخبرة في دور إداري أو تنسيقي

  
  

• الخبرة في بيئة الشركات أو الصناعية أو التصنيعية تعتبر ميزة

  
  

المهارات والكفاءات

المهارات الفنية

• إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك)

  
  

• الإلمام بأنظمة إدارة الوثائق والعمليات الأساسية للمشتريات

  
  

المهارات السلوكية والمهنية

• مهارات تنظيم وتنسيق قوية

  
  

• قدرات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي

  
  

• اهتمام عالي بالتفاصيل ومتابعة قوية

  
  

• القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية

  
  

• احترافية، تمييز، وسرية

  
  

• روح الفريق مع عقلية استباقية لحل المشكلات

  
  

ظروف العمل

• وظيفة مكتبية

  
  

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

• الإنجاز في الوقت المناسب للمهام الإدارية وأنشطة التنسيق

  
  

• جودة ودقة الوثائق والسجلات

  
  

• فعالية التواصل والمتابعة

  
  

• الامتثال للسياسات والإجراءات الإدارية

  
  

• رضا أصحاب المصلحة الداخليين

  
  

نحن رائدون عالميون في الطعم والعطر والتغذية، نقدم لعملائنا مجموعة أوسع من الحلول الطبيعية ونعجل استراتيجيتنا للنمو. في IFF، نؤمن أن تفردك يحرر إمكاناتنا. نحن نقدر الفسيفساء المتنوعة من العرق، الأصل الوطني، العرق، العمر، الجنس، أو حالة المحاربين القدامى. نسعى إلى مكان عمل شامل يسمح لكل من زملائنا بإحضار ذاتهم الحقيقية للعمل بغض النظر عن دينهم، هويتهم الجنسية وتعبيرها، ميولهم الجنسية، أو إعاقتهم.

قم بزيارة IFF.com/careers/workplace-diversity-and-inclusion لمعرفة المزيد