مساعد إداري ومرافق

المسمى الوظيفي: مساعد إداري ومرافق

الموقع: الدقي،مصر 

الغرض من الوظيفة

سيكون مساعد إداري ومرافق ذو خبرة في التعامل مع مجموعة واسعة من مهام الدعم الإداري. يجب أن يكون حامل الوظيفة منظمًا للغاية ومرنًا وماهرًا في إدارة التعقيدات الإدارية داخل شركة عالمية.

المهام والمسؤوليات

• استقبال ومساعدة الموظفين الجدد، والتعاون وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية الخاصة بالشركة واللوائح المحلية
• تنسيق ودعم المحاسب الخارجي، والمدقق، وفريق الشركة الداخلي، والمحامي في تقديم وإعداد التدقيقات أو التقارير السنوية/الشهرية.
• توفير الوثائق الداعمة في الوقت المناسب والدقيقة لقائد فريق خدمات الدعم ومتابعة جميع المعاملات المالية المتعلقة بالمكتب.
• مساعدة قسم الموارد البشرية في فرز المرشحين وتوظيفهم. دعم فريق الموارد البشرية من خلال إجراء فرز أولي للمرشحين، وتحديد مواعيد المقابلات، والمساعدة في عملية التوظيف للموظفين الجدد.
  
• ضمان تسجيل المعاملات المالية وحفظها ومشاركتها مع فريق المالية في الإمارات أسبوعيًا، كل أسبوعين، وشهريًا.
• إدارة إيجارات المكتب، وتجديدها، وصيانتها، وانتقالها، والمعدات واللوازم الاستهلاكية.
• ضمان تغطية جميع المتطلبات القانونية للكيانات مع جميع السلطات المحلية.
• التعامل مع البريد، والتسليمات، والطرود بشكل فعال.
• الحفاظ على مكتب مرتب ومنظم وصديق للموظفين.
• تنفيذ استراتيجية لتوفير التكاليف في إنفاق المكتب.
• الإشراف على المهام العامة لإدارة المكتب بما في ذلك الرد على المكالمات وتحويلها، وإدارة مستلزمات القرطاسية، والتواصل مع الموردين لاحتياجات المكتب، والتعامل مع توزيع البريد، وضمان الحفاظ على بيئة المكتب بشكل جيد.
• مراقبة وإدارة مخازن المكتب والمواد بكفاءة.
• مساعدة الفريق الإقليمي للشركة والفرق متعددة الوظائف في المهام الإدارية.
• تنسيق متطلبات موظفي أكسيوس بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، متطلبات تكنولوجيا المعلومات، والسفر، والمتطلبات القانونية المحلية الأخرى.
• أداء واجبات إضافية حسب الحاجة لدعم عمليات المكتب.
• تنفيذ أي مهام يطلبها قائد فريق خدمات الدعم.

العلاقات

• التقارير إلى قائد فريق خدمات الدعم والتعاون مع رؤساء الأقسام، والقادة، وفريق المالية في الإمارات.
• الحفاظ على تواصل مستمر ومتكرر مع المحاسب الخارجي، والمدقق، والمحامي.
• تطوير والحفاظ على علاقات عمل قوية مع جميع أعضاء الفريق.

المهارات والمعرفة الخاصة

• موقف إيجابي واستباقي مع التزام قوي بالدور.
• القدرة على الازدهار في بيئة سريعة الحركة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• مهارات تواصل وتفاعل ممتازة.
• الاهتمام بالتفاصيل مع قدرات تنظيمية قوية.
• إجادة استخدام إكسل، وباوربوينت، ومجموعة مايكروسوفت أوفيس بالكامل..
  

الكفاءات

• العمل الجماعي والتعاون.
• تنظيم شخصي وإدارة الوقت.
• الالتزام بالجودة والانتباه للتفاصيل.
• تطبيق المعرفة الوظيفية والتعلم المستمر.
• مهارات فعالة في إدارة المعرفة والمعلومات.

تشمل فوائد العمل مع أكسيوس:

• دفع قيمة سوقية عادلة
• مكافأة سنوية تعتمد على الأداء (استنادًا إلى الدور، والمستويات، والعقد)
• تأمين صحي خاص متميز
• تقدم مهني متماشي مع إطار الكفاءات.
•  أثر إنساني: المساهمة في برامج دعم المرضى التي تحدث فرقًا كبيرًا في حياة المرضى.

الخلفية التعليمية والخبرة

• خبرة لا تقل عن سنتين في دور إداري.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.
• خبرة في إدخال البيانات وإدارتها.
• الإلمام بحزم مايكروسوفت أوفيس.
• حاصل على درجة البكالوريوس في المحاسبة، أو القانون، أو إدارة الأعمال.

ظروف العمل

الموقع في مكتبنا بمصر، ويتطلب سفرًا متكررًا إلى الموردين، والبائعين الخارجيين، والجهات الحكومية