مساعد تنفيذي - مكتب المدير التنفيذي للتكنولوجيا

تاريخ النشر : 19 يناير 2026، 2:50 مساءً

هدف الوظيفة

مسؤول عن الإدارة التشغيلية اليومية لجميع الأنشطة لأداء جميع المهام المكتبية والإدارية العامة من خلال تقديم الدعم الإداري للمدير التنفيذي وفرق القسم.

المهام والمسؤوليات

1. كتابة وإعداد المذكرات والمراسلات والاتفاقيات والتقارير وغيرها من الوثائق المهنية باستخدام الأنظمة الآلية بما في ذلك مايكروسوفت وورد، إكسل وباور بوينت.
2. مساعدة فرق التكنولوجيا في الأعمال الإدارية ذات الصلة.

1. حضور الاجتماعات وتقديم محاضر الاجتماعات، الأجندة ومتابعة النقاط العمل.
2. مسؤول عن التقارير الأسبوعية والشهرية، أرشفة المشاريع والوثائق.
3. تنسيق وإدارة فعاليات القسم، الاجتماعات، ترتيبات السفر، النفقات وإدارة جميع سير العمل الوثائقي.
4. جمع معلومات المشاريع الجماعية من جميع فرق التكنولوجيا.
5. إدارة أرشفة وحفظ جميع الوثائق المتعلقة بالموظفين مثل الموارد البشرية، التقييمات، عدد الموظفين، اللوازم المكتبية، ومعدات المكتب؛ التعيينات الجديدة أو الطلبات الجديدة.
6. ضمان التواصل وتنفيذ طلبات المرافق للمدير التنفيذي وجميع فرق التكنولوجيا.
7. إصدار ومتابعة ترتيبات السفر المحلية والدولية.
8. تخطيط جداول الاجتماعات والفعاليات.
9. تحديد الأولويات وأداء مجموعة متنوعة من المهام مع الحد الأدنى من التوجيه فيما يتعلق بالمدير التنفيذي وفرق التكنولوجيا.
10. استخدام المعرفة المحددة بشركات الطيران والمطارات ووسائل النقل الأرضية والمدن والإقامة لوضع ترتيبات سفر مدروسة ومخططة جيدًا مع الأخذ في الاعتبار التفضيلات الفردية والميزانية والقيود الزمنية.
11. إجراء بحث معلوماتي مثمر عبر الإنترنت حسب الحاجة.
12. التعامل مع الطلبات التي تهدف إلى تلبية المواعيد النهائية الضيقة وإعادة ترتيب الأولويات المتعددة.
13. إعداد تقارير النفقات، طلبات الشراء، معالجة الفواتير، وتتبع حالة التسليم والدفع.
14. الحفاظ على مختلف اللوازم والمعدات المكتبية والمساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.
15. الحفاظ على المخططات التنظيمية، عدد الموظفين وسجلات طلبات التوظيف من الفرق.
16. مسؤول عن طلب والحفاظ على اللوازم للقسم.
17. إعداد لوجستيات القسم مثل اللوازم، المعدات، إلخ.
18. مراجعة جميع الوثائق قبل تقديمها للمدير التنفيذي للتكنولوجيا والمعلومات لضمان دقتها وامتثالها لسياسات وإجراءات الشركة مع تقديم ملخص إذا لزم الأمر.
19. الحفاظ على السرية فيما يتعلق بجميع القضايا والمراسلات والتقارير.

مواصفات الوظيفة

التعليم

• درجة جامعية من جامعة مرموقة.

الخبرة

• خبرة في خلفية إدارية عليا أو دور دعم تنفيذي، مع سجل حافل من دعم التنفيذيين على مستوى C في بيئة دولية سريعة.

المهارات والقدرات

• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية.
• إدارة مهام متعددة، تحديد الأولويات بفعالية، والحفاظ على الانتباه للتفاصيل.
• إتقان متقدم في مجموعة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك) وأدوات إدارة المكتب.
• الخبرة في منصات الاجتماعات الافتراضية وبرامج إدارة المشاريع تعتبر ميزة.
• مهارات تواصل شخصية قوية.
• المرونة والقدرة على العمل خارج ساعات العمل العادية حسب الحاجة.

فقط مهاراتك تهم

بغض النظر عن عمرك، جنسيتك، أصلك، دينك، ميولك الجنسية، تنوعك العصبي، إعاقتك، أو مظهرك، نشجع بنشاط التنوع داخل فرقنا، حيث إنه قوة جماعية ومحرك للابتكار. أورانج هي شركة صديقة للإعاقة: لا تتردد في إخبارنا عن أي احتياجات خاصة قد تكون لديك.