مدير إدارة المكتب والعطاءات والتحكم في الوثائق

ملخص الوظيفة نحن نبحث عن محترف نشط ومنظم للغاية ليكون مدير إدارة المكتب والعطاءات والتحكم في الوثائق.
يجمع هذا الدور المتعدد الأوجه بين إدارة المكتب، وإدارة العطاءات، والتحكم في الوثائق، مع التركيز القوي على دعم مشاريع الهندسة المعمارية والهندسة والبناء (AEC) متعددة التخصصات، لا سيما في قطاع الضيافة.
سيضمن المرشح المثالي سير العمليات بسلاسة عبر المكتب، وإدارة تقديم العطاءات عالية الجودة، والحفاظ على أنظمة الوثائق القوية التي تدعم سير العمل في التصميم، والامتثال، والتعاون.
المسؤوليات الرئيسية 1.
إدارة المكتب - الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للحفاظ على مكتب فعال وعامل بشكل جيد.
- تنسيق الاتصالات الداخلية، وجدولة المواعيد، وترتيبات السفر.
- إدارة مستلزمات المكتب، وتنسيق الموردين، وخدمات الصيانة.
- الحفاظ على أنظمة الملفات المادية والرقمية وفقًا لإجراءات الشركة.
- ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة والتنظيم في مكان العمل.
2. إدارة العطاءات - تحديد فرص العطاءات ذات الصلة من البوابات الإلكترونية والشبكات.
- تحليل طلبات تقديم العروض، والعطاءات، والمستندات التمهيدية لتقييم المتطلبات وإنشاء استراتيجيات التقديم.
- تنسيق المدخلات الفنية والمالية والقانونية لمستندات العطاء.
- إعداد ومراجعة وتنسيق التقديمات لضمان الامتثال والجودة.
- الحفاظ على مكتبة عطاءات (قوالب، دراسات حالة، ردود قياسية) من أجل الكفاءة.
- تتبع نتائج العطاءات وإجراء مراجعات ما بعد العطاء لالتقاط الدروس المستفادة.
3. التحكم في الوثائق - تطوير وتنفيذ والحفاظ على عمليات التحكم في الوثائق وفقًا لمعايير ISO، وضمان الجودة/الرقابة، والمعايير الداخلية.
- إدارة كل من أنظمة إدارة الوثائق الرقمية والمادية (DMS/EDMS)، ويفضل Aconex.
- مراقبة تدفقات الوثائق، بما في ذلك التقديمات، والإرساليات، والموافقات، والتنقيحات.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للرسومات، وطلبات المعلومات، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمراسلات.
- ضمان التحكم الصارم في الإصدارات، وبروتوكولات الترقيم، وقابلية التتبع عبر جميع الوثائق.
- التواصل مع الفرق الداخلية والمستشارين الخارجيين، والمقاولين، والموردين.
- دعم فرق BIM والفنيين من خلال دمج عمليات التحكم في الوثائق مع منصات مثل AutoCAD، وRevit، وBIM 360.
- إجراء تدقيقات دورية لضمان سلامة الوثائق والامتثال.
المهارات المرغوبة - خبرة سابقة في مشاريع الضيافة أو استشارات التصميم/الهندسة الكبيرة.
- إلمام بتدفقات عمل BIM، وAutoCAD، وRevit، وBIM 360.
- مهارات قوية في الكتابة، والتحرير، وتنظيم البيانات.
- القدرة على التعامل مع البيانات السرية والحفاظ على بروتوكولات أمان الوثائق.
مزايا موظفي TGP الدولية: أسبوع عمل من خمسة أيام: جدول عمل قياسي من الاثنين إلى الجمعة.
ترتيب العمل الهجين: ثلاثة أيام في المكتب واثنان للعمل عن بُعد.
خطة الحوافز: خطة حوافز الشركة تقدم حتى 10% - 5% للتعريفات و5% للإغلاقات الناجحة.
إجازة سنوية: 22 يوم عمل من الإجازة السنوية المدفوعة، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع.
مرونة العمل عن بُعد: أسبوع إضافي واحد في السنة للعمل عن بُعد من بلدك، يمكن دمجه مع ما يصل إلى أسبوعين متتاليين من الإجازة السنوية.
التدريب والتوجيه: تطوير مهني منظم من خلال برنامج تدريب وتوجيه مخصص.
تجمع سنوي للشركة: حدث عالمي يجمع بين الموظفين من جميع المكاتب.
برنامج تقدير الموظفين: مبادرات تقدير منتظمة تحتفل بالأداء المتميز والمساهمات.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو العمارة، أو مجال ذي صلة.
- 2-5 سنوات من الخبرة المثبتة في التحكم في الوثائق، أو تنسيق العطاءات/العروض، أو الإدارة المكتبية ضمن قطاعات AEC أو استشارات التصميم.
- خبرة عملية مع MS Office وExcel.
- إلمام بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، ويفضل Aconex.
- معرفة بمعايير ISO، وإجراءات ضمان الجودة/الرقابة، وعمليات الامتثال.
- خبرة في إعداد العطاءات/العروض وإدارة المواعيد النهائية تحت الضغط.
- مهارات قوية في التواصل، والتنسيق، والتنظيم مع اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
- إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا).