منسق مكان العمل / مدير المكتب

أركاديس هي الشركة الرائدة عالميًا في تقديم حلول التصميم والهندسة والاستشارات المستدامة للأصول الطبيعية والمبنية.
نحن أكثر من 36,000 شخص، في أكثر من 70 دولة، مكرسون لتحسين جودة الحياة.
لكل شخص دور مهم يلعبه.
بفضل قوة العديد من العقول الفضولية، يمكننا معًا حل أكثر التحديات تعقيدًا في العالم وتحقيق تأثير أكبر معًا.
وصف الدور: تسعى أركاديس لتوظيف منسق مكان العمل الذي يمكنه تقديم خدمة إدارة مرافق شاملة بما في ذلك تقديم خدمة عملاء عالية الجودة ودعم تقني لجميع مستخدمي مكتب أركاديس في كورال غابلس، فلوريدا.
فهم واستخدام إجراءات وعمليات إدارة المرافق ذات الصلة لضمان الاتساق والامتثال.
الحفاظ على عمليات المكتب من خلال استلام وتوزيع الاتصالات؛ الحفاظ على الإمدادات والمعدات؛ مساعدة موظفي المكتب في مشاريع وأنظمة وإجراءات مكان العمل.
دعم مدير العمليات الإقليمية في إدارة المكتب وتقديم خدمات إدارة المرافق المتفق عليها للمكتب.
تشمل مسؤوليات الوظيفة، ولكن لا تقتصر على: العمل كفريق لتقديم خدمة إدارة المرافق المتفق عليها، بما في ذلك تقديم خدمة الاستقبال.
الرد على المكالمات الهاتفية وترحيب العملاء/الضيوف بطريقة مهنية وإيجابية.
تمرير المعلومات من خلال استلام وتوزيع الاتصالات؛ جمع وإرسال المراسلات؛ نشر الرسائل للموظفين المناسبين.
الرد على استفسارات العملاء شخصيًا، عبر البريد الإلكتروني والهاتف لتقديم خدمة عملاء فعالة.
دعم وتعزيز المكتب من خلال تحمل مسؤولية إجراءات/وظائف مكان العمل؛ استكشاف الفرص لإضافة قيمة للمكتب والموظفين بشكل استباقي.
الحفاظ على إجراءات عمليات مكان العمل بما يتماشى مع العمليات/السياسات المؤسسية.
حل القضايا التشغيلية اليومية للمكتب وتصعيدها بشكل مناسب عند الضرورة.
فهم واستخدام إجراءات وعمليات إدارة المرافق لتنفيذ وتسجيل المهام والأنشطة ذات الصلة.
تطوير فهم لإدارة المرافق، الصحة والسلامة، ومسؤوليات الإدارة البيئية والمساهمة في الامتثال لها.
إدارة ميزانية المكتب العامة، وتفسير الفروقات.
العمل مع مدير المشروع غير المباشر، ومدير عمليات مكان العمل الإقليمي، ومدير البرنامج لمراجعة ميزانية المكتب حسب الحاجة.
الحفاظ على إمدادات المكتب وغرفة الاستراحة من خلال التحقق من المخزون لتحديد مستويات الجرد؛ توقع المتطلبات؛ تقديم الطلبات وتسريعها؛ التحقق من الاستلام؛ تخزين العناصر.
الحفاظ على معدات مكان العمل من خلال تنسيق الصيانة الوقائية؛ استكشاف الأعطال؛ الاتصال بالإصلاحات؛ مراقبة تشغيل المعدات.
الحفاظ على معدات AV واستكشاف الأخطاء؛ ضمان الوظائف والتشغيل الصحيح للاجتماعات، والفعاليات، والعروض التقديمية.
التواصل مع إدارة الممتلكات/صيانة الممتلكات.
تنسيق بطاقات الوصول للمبنى/الجناح للموظفين.
العمل على حل قضايا جناح المكتب عند الحاجة.
استخدام أدوات إدارة المرافق بما في ذلك نظام المساعدة، إدارة الوثائق، وأنظمة الحجز لتسجيل المعلومات بدقة وتصعيد أي قضايا.
طلب الإضافات المطلوبة من قبل المدير المباشر للموظفين الجدد.
بالنسبة للموظفين الجدد المحليين، مراجعة وثائق التفويض وإكمال/تقديم قسم صاحب العمل من التحققات.
تقديم دعم افتراضي لعمليات مكان العمل لمكاتب أخرى ضمن المنطقة.
تنسيق تقديم الطعام، وإعداد/تفكيك الاجتماعات والفعاليات الداخلية/للعملاء حسب الحاجة.
الحفاظ على جدول وتنسيق غرف الاجتماعات.
مسؤول عن الحفاظ على صيانة الملفات في الموقع وخارجه وأرشفتها (آيرون ماونتن).
التواجد في الموقع والمساعدة في نقل المكتب.
بما في ذلك، ولكن لا يقتصر على، المساعدة في تنسيق البائعين، ونقل الملفات، والمساعدة في إلغاء تخصيص المساحة الحالية وتنظيم المساحة الجديدة.
المؤهلات والخبرة: تشمل متطلبات الوظيفة، ولكن لا تقتصر على: الحد الأدنى من سنوات الخبرة: 2-4 سنوات خبرة سابقة في إدارة المرافق، أو دور إداري أو خدمة عملاء.
(مفضل) التعليم المطلوب: دبلوم أو خبرة عمل معادلة. التسجيلات/الشهادات المفضلة: كاتب عدل مهارات قوية في Microsoft Office (Teams، Word، Excel، PowerPoint) مهارات شخصية وتنظيمية قوية.
مهارات مالية أساسية، القدرة على العمل مع الميزانيات والفواتير.
ممارسة discretion والسرية.
التعامل بفعالية مع الأولويات المتغيرة بسرعة والمواعيد النهائية في اللحظة الأخيرة.
الانتباه للتفاصيل، الاعتماد، الاستباقية والقدرة على العمل بأقل إشراف.
قد تتطلب هذه الوظيفة السفر.
هذه الوظيفة لا تدير الآخرين.
لماذا أركاديس؟
يمكننا فقط تحقيق أهدافنا عندما يتم تمكين الجميع ليكونوا في أفضل حالاتهم.
نعتقد أن مساهمة الجميع مهمة.
لهذا السبب نحن رواد في نهج قائم على المهارات، حيث يمكنك الاستفادة من تجربتك وخبرتك الفريدة لتشكيل مسار حياتك المهنية وتعظيم التأثير الذي يمكننا تحقيقه معًا.
ستقوم بعمل ذو مغزى، وبغض النظر عن الدور، ستساعد في تقديم حلول مستدامة لكوكب أكثر ازدهارًا.
اترك بصمتك، على حياتك المهنية، وزملائك، وعملائك، وحياتك والعالم من حولك.
معًا، يمكننا خلق إرث دائم.
أركاديس.
اخلق إرثًا.
التزامنا بالمساواة، والتنوع، والشمول والانتماء نريدك أن تكون قادرًا على إظهار أفضل ما لديك في العمل كل يوم، ولهذا السبب نأخذ المساواة والشمول على محمل الجد ونحاسب أنفسنا على أفعالنا.
طموحنا هو أن نكون صاحب عمل مفضل وتوفير مكان عمل رائع لجميع موظفينا.
نحن صاحب عمل يتيح الفرص ويعمل على تعزيز العمل الإيجابي.
يتم تشجيع النساء والأقليات والأشخاص ذوي الإعاقة والمحاربين القدامى بشدة على التقدم.
نحن ملتزمون بسياسة عدم التمييز في التوظيف على أي أساس بما في ذلك العرق، العقيدة، اللون، الدين، الأصل القومي، الجنس، العمر، الإعاقة، الحالة الاجتماعية، التوجه الجنسي، الهوية الجنسية، حالة المواطنة، الإعاقة، حالة المحاربين القدامى، أو أي أساس آخر محظور بموجب القانون.
تقدم أركاديس مزايا للوظائف بدوام كامل وبدوام جزئي.
تشمل هذه المزايا الرعاية الطبية، والأسنان، والرؤية، EAP، 401K، STD، LTD، AD&D، تأمين الحياة، إجازة أبوية مدفوعة، برنامج المكافآت والتقدير ومزايا اختيارية بما في ذلك مزايا الرفاهية، ومساعدة التبني، وإعادة سداد الرسوم الدراسية.
نقدم تسعة عطلات مدفوعة و15 يوم إجازة مدفوعة تتراكم سنويًا.
نطاق الراتب لهذه الوظيفة هو 22 دولارًا في الساعة - 25 دولارًا في الساعة.
ستختلف الرواتب الفعلية بناءً على عدة عوامل، مثل الخبرة، والتعليم، والميزانية، والعدالة الداخلية، والمشروع والموقع.
#LI-VS1