الوصف الوظيفي
ملخص الوظيفةتعمل هذه الوظيفة كامتداد للإدارة العليا، مما يضمن عمليات سلسة، وتجارب إيجابية للعملاء، وتنفيذ عالي الجودة للأنشطة الإدارية والتنسيقية. توفر هذه الوظيفة دعمًا شاملاً بما في ذلك جدولة المواعيد، وإدارة الاتصالات، وتوثيق البيانات، ودقة البيانات، وتنسيق المعنيين. يعمل الشخص في هذه الوظيفة كممثل رئيسي للإدارة العليا، مما يسهل تدفق المعلومات بكفاءة، ويحافظ على السرية، ويدعم الأهداف التنظيمية من خلال التخطيط الاستباقي والمتابعة.
المسؤوليات الرئيسية الدعم التنفيذي والإداري - يتوقع احتياجات الإدارة العليا ويدير الجداول، والمواعيد، وتضارب الأولويات، ومتطلبات الاجتماعات بشكل احترافي.
- ينظم وينسق السفر المحلي والدولي، بما في ذلك طلبات السفر، وتسهيل التأشيرات/جوازات السفر، وإعداد/تقديم تقارير النفقات.
- يفحص ويرد على المراسلات الواردة، والاستفسارات، والمكالمات الهاتفية؛ ويكتب المذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، والاتصالات الرسمية حسب الحاجة.
العمليات، التخطيط والتنسيق - ينشئ ويحافظ على خطط التنفيذ للمهام، والفعاليات، والأنشطة لضمان التوافق وتتبع المعالم.
- يضمن الصيانة الدقيقة وفي الوقت المناسب للتقارير، واللوحات، والمتعقبين، والتوثيق، والسجلات المتعلقة بالتدقيق.
- ينفذ العمليات الإدارية (PR/PO، طلبات السفر، تنسيق اللوجستيات، إلخ) بدقة ووفقًا للإجراءات القياسية.
- يقدم المعلومات المطلوبة بشكل منتظم (مثل التقارير الشهرية، وتحديثات القيادة).
- يراقب ويوافق على النفقات القياسية بما يتماشى مع الميزانيات المحددة.
التعاون والتواصل مع المعنيين - يتعاون بشكل حازم مع العديد من المعنيين الداخليين والخارجيين لتمكين التوافق ودفع النتائج المتوقعة.
- يسهل التواصل السلس وفي الوقت المناسب بين الإدارة العليا، والموظفين، والقيادة، والعملاء، والموردين، والأطراف الخارجية.
- يعمل كمصدر رسمي ومرشد للزملاء ذوي الخبرة الأقل.
التفاعل مع العملاء والفريق - يدير استفسارات الموظفين/القادة (تضارب الجداول، إعداد الاجتماعات، تدفق المعلومات، إلخ) بمهارات تواصل قوية.
- يعمل بشكل تعاوني كعضو نشط في الفريق لضمان تحقيق النتائج والتسليمات العامة للفريق.
تعتبر شركة كمنز صاحب عمل يوفر فرص عمل متساوية. سياستنا هي توفير فرص عمل متساوية لجميع الأشخاص المؤهلين دون تمييز بناءً على العرق، أو الجنس، أو اللون، أو الإعاقة، أو الأصل الوطني، أو العمر، أو الدين، أو الانتماء النقابي، أو التوجه الجنسي، أو حالة المحاربين القدامى، أو الجنسية، أو الهوية الجنسانية، أو أي حالة أخرى محمية بموجب القانون.
المسؤوليات:
المؤهلات- شهادة الثانوية العامة أو إتمام التعليم الثانوي مطلوب.
- يمكن اعتبار الخبرة ذات الصلة المكافئة وفقًا للمتطلبات التنظيمية.
الكفاءات الأساسية- موجه للعمل: يتعامل مع التحديات بشكل عاجل، وحماسة، وطاقة.
- التواصل الفعال: يعدل أسلوب الاتصال لتلبية الاحتياجات الفريدة لجماهير متنوعة.
- تركيز على العملاء: يبني علاقات قوية مع العملاء ويقدم خدمة تركز على العملاء.
- يضمن المساءلة: يحمل نفسه والآخرين مسؤولية الوفاء بالالتزامات.
- يخطط وينسق: يحدد أولويات الأنشطة ويتماشى مع الأهداف التنظيمية.
- تحليل البيانات: يفسر ويتواصل البيانات النوعية والكمية لدعم اتخاذ القرار.
- تصوير البيانات: ينشئ تمثيلات بصرية واضحة للبيانات باستخدام اللوحات، والتقارير، والعروض التقديمية.
- يقدر الاختلافات: يقدر ويستفيد من وجهات النظر والخلفيات الثقافية المتنوعة.
المؤهلات:
الخبرة- خبرة عمل كبيرة في الأدوار الإدارية، أو التنسيقية، أو الدعم التنفيذي.
- معرفة متعمقة مكتسبة من خلال التدريب المتخصص أو الخبرة في دعم القيادة العليا.
- خبرة قوية في إدارة المعنيين، والتواصل، والتخطيط، والتوثيق.
المعرفة، المهارات والقدراتالمهارات التقنية والوظيفية- عقلية ملكية عالية مع القدرة على دفع الوضوح، والهيكل، والتوافق، والمتابعة.
- مهارات تخطيط قوية مع القدرة على إدارة خطط التنفيذ، والتوقيتات، وأجندات الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والمتابعات.
- دقة بيانات ممتازة وانضباط في التوثيق للاستعداد للتدقيق.
- إجادة استخدام MS Office والأدوات التجارية الشائعة.
- خبرة في إدارة عمليات PR/PO، وتدفقات السفر، والأنظمة الإدارية القياسية.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
