الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي
يساعد مدير المكتب الأمامي في تنظيم وظائف المكتب الأمامي والإشراف على العاملين يوميًا. تشمل مناطق المكتب الأمامي فريق الاستقبال/الهوية والدردشة والهاتف وخدمات النزلاء/الاستقبال. يوجه المنصب ويعمل مع المدراء والموظفين لتنفيذ الإجراءات التي تضمن عملية تسجيل وصول وتسجيل خروج فعالة. يضمن رضا النزلاء والموظفين ويعزز الأداء المالي للقسم.
الملف المرشح
التعليم والخبرة
• شهادة الثانوية العامة أو GED؛ خبرة سنتين في خدمات الضيوف، الاستقبال، أو مجال مهني ذي صلة.
أو
• درجة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، الضيافة، الإدارة الأعمال، أو تخصص ذو صلة؛ لا يشترط خبرة عملية.
الأنشطة الأساسية للعمل
دعم إدارة فريق الاستقبال
• يستخدم مهاراته الشخصية والتواصل ليقود ويؤثر ويشجع الآخرين؛ يدعم اتخاذ قرارات مالية/أعمال سليمة؛ يظهر الأمانة/النزاهة؛ يقود بالمثال.
• يشجع ويبني الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق.
• يشرف ويدير الموظفين. إدارة جميع عمليات اليوم‑الى‑يوم. فهم مواقع موظفيك بما يكفي لأداء الواجبات عند غيابهم.
• يضمن أن يكون التقدير للموظفين حاضرًا في جميع الورديات.
• يضع علاقات مفتوحة وتعاونية مع الموظفين.
مراقبة ودعم التقدم نحو أهداف خدمات الضيوف والاستقبال
• يدير العمليات اليومية، مع ضمان الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء يوميًا.
• يضع أهدافًا وخطط محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز العمل.
• يتعامل مع الشكاوى، ويسوي الخلافات، ويحيل النزاعات أو يتفاوض مع الآخرين عند الحاجة.
• يسعى لتحسين أداء الخدمة.
• يتعاون مع مدير المكتب الأمامي لتحسين خدمة القسم باستمرار.
• ينقل رسالة واضحة ومتسقة حول أهداف المكتب الأمامي لإنتاج نتائج مرغوبة.
• يشارك في وضع وتنفيذ خطط العمل التصحيحية بناءً على مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف.
• يؤكد رضا الضيوف خلال جميع اجتماعات القسم ويركز على التحسين المستمر.
ضمان خدمة عملاء استثنائية
• يقدم خدمات تفوق التوقعات للاحتفاظ بالعملاء.
• يحسن الخدمة من خلال التواصل ومساعدة الأفراد على فهم احتياجات النزلاء وتقديم التوجيه والتغذية الراجعة والتوجيه الفردي عند الحاجة.
• يكوّن مثالاً يحتذى به لإظهار التصرفات المناسبة.
• يعزز مثالاً إيجابيًا لعلاقات النزلاء.
• يعرض مهارات ضيافة مميزة.
• يمكّن الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة.
• يتفاعل مع العملاء بشكل منتظم للحصول على تغذية راجعة حول جودة المنتج ومستويات الخدمة والرضا العام.
• يقدم ملاحظات للموظفين بناءً على ملاحظات الخدمة.
• يتعامل مع مشاكل وشكاوى الضيوف بشكل فعال.
• يتفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.
إدارة المشاريع والسياسات
• ينفذ برنامج التعرف على العملاء وخدمتهم، مع التواصل وضمان سير العملية.
• يضمن الامتثال لجميع سياسات وإجراءات المكتب الأمامي والمعايير.
• يراقب الالتزام بجميع سياسات الائتمان والإجراءات لتقليل الديون السيئة والخصومات.
مسؤوليات إضافية
• يوفر معلومات للمشرفين والزملاء عن طريق الهاتف، مكتوبًا، بالبريد الإلكتروني، أو وجهًا لوجه.
• يحلل المعلومات ويقيّم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات.
• يُبلغ أو يُحدّث المدراء التنفيذيين ونظراءه والمرؤوسين بال معلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.
• يعمل كبديل لمدير المكتب الأمامي في غيابه.
• يوصل معلومات حاسمة من اجتماعات ما قبل/بعد المؤتمر إلى موظفي المكتب الأمامي.
• يشارك في اجتماعات القسم.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
