مساعد تنفيذي

هدف الدور

إدارة جدول التنفيذي، والتعامل مع المراسلات، وإعداد العروض التقديمية والتقارير، وتقديم الدعم الإداري الآخر حسب الحاجة.

المسؤوليات

• إدارة جداول أعضاء التنفيذيين الكبار والإشراف على استجاباتهم في الوقت المناسب لدعوات الاجتماعات والطلبات.
• تخطيط وترتيب جداول السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، ووسائل النقل الأرضية، لضمان سفر فعال وفي الوقت المناسب للمدير التنفيذي.
• توقع احتياجات المدير التنفيذي الكبير بشكل استباقي، وتحديد أولويات المهام، وضمان إكمالها في الوقت المناسب.
• إدارة المهام الإدارية اليومية، مثل النفقات، والحفاظ على أنظمة الملفات، وطلب المستلزمات المكتبية، وإدارة سجلات الإجازات السنوية، وإدارة قوائم التوزيع ومهام إدارة التنظيم.
• إدارة وتسهيل اجتماعات أعضاء التنفيذيين الكبار.

توقعات المحلل

• أداء الأنشطة المحددة في الوقت المناسب وبمعايير عالية مع دفع التحسين المستمر.
• يتطلب معرفة تقنية عميقة وخبرة في مجال التخصص المعين.
• فهم شامل للمبادئ والمفاهيم الأساسية ضمن مجال التخصص.
• قيادة وإشراف فريق، مع توجيه ودعم التطوير المهني، وتوزيع متطلبات العمل وتنسيق موارد الفريق.
• إذا كانت الوظيفة تتضمن مسؤوليات قيادية، من المتوقع أن يظهر القادة مجموعة واضحة من سلوكيات القيادة لخلق بيئة يمكن للزملاء الازدهار فيها وتقديم مستوى ممتاز باستمرار. السلوكيات الأربعة LEAD هي: L - الاستماع والصدق، E - تنشيط وإلهام، A - التوافق عبر المؤسسة، D - تطوير الآخرين.
• أو بالنسبة لمساهم فردي، يطورون الخبرة التقنية في مجال العمل، ويتصرفون كمستشار عند الاقتضاء.
• سيكون له تأثير على عمل الفرق ذات الصلة ضمن المجال.
• التعاون مع وظائف ومجالات أعمال أخرى.
• يتحمل المسؤولية عن النتائج النهائية لمعالجة الأنشطة التشغيلية للفريق.
• تصعيد انتهاكات السياسات / الإجراءات بشكل مناسب.
• تحمل المسؤولية عن دمج السياسات / الإجراءات الجديدة المعتمدة بسبب التخفيف من المخاطر.
• تقديم المشورة والتأثير على اتخاذ القرار ضمن مجال التخصص الخاص بهم.
• تحمل المسؤولية عن إدارة المخاطر وتعزيز الضوابط المتعلقة بالعمل الذي تملكه أو تساهم فيه. تقديم عملك ومجالات مسؤوليتك وفقًا للقواعد واللوائح ومدونات السلوك ذات الصلة.
• الحفاظ على وبناء فهم مستمر لكيفية تكامل الوظيفة الفرعية الخاصة بك مع الوظيفة، جنبًا إلى جنب مع معرفة منتجات وخدمات وعمليات المنظمة ضمن الوظيفة.
• إظهار فهم لكيفية تنسيق المجالات والمساهمة في تحقيق أهداف الوظيفة الفرعية للمنظمة.
• تقديم أحكام تقييمية بناءً على تحليل المعلومات الواقعية، مع الانتباه للتفاصيل.
• حل المشكلات من خلال تحديد واختيار الحلول من خلال تطبيق الخبرة التقنية المكتسبة وسيتم توجيهها من خلال السوابق.
• توجيه وإقناع أعضاء الفريق والتواصل بمعلومات معقدة / حساسة.
• التصرف كنقطة اتصال للمساهمين خارج الوظيفة المباشرة، مع بناء شبكة من الاتصالات خارج الفريق وخارج المنظمة.

من المتوقع أن يظهر جميع الزملاء قيم باركليز من الاحترام والنزاهة والخدمة والتميز والإدارة - بوصلة أخلاقية تساعدنا على القيام بما نعتقد أنه صحيح. كما يُتوقع منهم إظهار عقلية باركليز - لتمكين، وتحدي، ودفع - الدليل التشغيلي لكيفية تصرفنا.

.