مساعد إداري - مكتب الاستقبال

يتم البحث عن مساعد إداري منظم واستباقي للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في مكتب الاستقبال لدينا في الشرق، الكويت. كعضو محوري في منظمة خدمات الرعاية الصحية لدينا، ستكون نقطة الاتصال الأولى لعملائنا، حيث تقدم خدمة عملاء استثنائية ودعماً إدارياً. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات تواصل قوية، واهتماماً بالتفاصيل، وشغفاً لمساعدة الآخرين. في هذه الوظيفة، ستقوم بإدارة مجموعة متنوعة من المهام الإدارية التي تسهم في سير العمل السلس لمكتب الاستقبال لدينا، مما يضمن شعور عملائنا بالترحيب والتقدير.

المسؤوليات:

1. استقبال ومساعدة العملاء والزوار بطريقة ودية ومهنية، مما يضمن انطباعاً أولياً إيجابياً.
2. الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المناسبة وتقديم معلومات دقيقة.
3. إدارة جدولة المواعيد للعملاء، بالتنسيق مع المتخصصين في الرعاية الصحية لتحسين إدارة الوقت وتدفق المرضى.
4. الحفاظ على منطقة مكتب الاستقبال منظمة وفعالة، بما في ذلك إدارة المستلزمات وضمان بيئة مرتبة.
5. التعامل مع المهام الإدارية مثل الأرشفة، وإدخال البيانات، والحفاظ على سجلات العملاء وفقاً لمعايير السرية.
6. المساعدة في إعداد التقارير والوثائق حسب الحاجة، مع ضمان الدقة والالتزام بالمواعيد النهائية.
7. التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين لدعم مشاريع ومبادرات متنوعة تعزز خدمات العملاء.
8. مراقبة وإدارة ملاحظات العملاء، ومعالجة المخاوف بسرعة وفعالية لتحسين جودة الخدمة.
9. المشاركة في فرص التدريب والتطوير لتعزيز مهاراتك والمساهمة في النجاح العام للمنظمة.
10. أداء واجبات إضافية كما هو موكل من الإدارة لدعم الاحتياجات التشغيلية.

المرشح المفضل:

1. مهارات تواصل شخصية قوية مع القدرة على التواصل بفعالية مع الأفراد المتنوعين.
2. الاهتمام بالتفاصيل والتنظيم العالي، مع القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
3. إجادة استخدام مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس وراحة مع مختلف برامج المكتب والتكنولوجيا.
4. تجربة في بيئة الرعاية الصحية أو خدمة العملاء مفضلة، مما يدل على إلمام بالتفاعلات مع العملاء.
5. القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق، مع إظهار المبادرة والموقف الإيجابي.
6. مهارات حل المشكلات المثبتة والقدرة على البقاء هادئاً تحت الضغط.
7. مرونة وقدرة على التكيف مع الأولويات والمسؤوليات المتغيرة.
8. أخلاقيات عمل قوية والتزام بالحفاظ على السرية والمهنية.
9. استعداد للتعلم والنمو داخل المنظمة، مما يساهم في بيئة فريق تعاونية.
10. إجادة كل من الإنجليزية والعربية تعتبر ميزة، مما يعزز التواصل مع قاعدة عملاء أوسع.