أمين المستندات

يقوم أمين المستندات بدور حيوي في إدارة والإشراف على عمليات التوثيق داخل المنظمة، مع التأكد من أن جميع المستندات محكومة بشكل صحيح ومصانة ومتاحة. هذا المنصب أساسي للحفاظ على سلامة المستندات، وتسهيل التواصل، ودعم الامتثال للمتطلبات التنظيمية. سيعمل أمين المستندات عن كثب مع مختلف الأقسام لتبسيط عمليات التوثيق، وتنفيذ أفضل الممارسات، وضمان أن تكون جميع المستندات دقيقة ومحدّثة وقابلة للاسترجاع بسهولة. ستكون المرشح المثالي ذو مهارات تنظيمية قوية، وانتباه إلى التفاصيل، والقدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة سريعة الإيقاع. تشمل المسؤوليات إدارة دورة حياة المستند من الإنشاء إلى الأرشفة، وضع وضمان تطبيق إجراءات التحكم في المستندات، وتوفير التدريب للموظفين على أنظمة إدارة المستندات.

Responsibilities:

1. إدارة والإشراف على دورة حياة المستند الكاملة، بما في ذلك الإنشاء والمراجعة والموافقة والتوزيع وأرشفة المستندات.
2. إعداد وتطبيق إجراءات التحكم في المستندات لضمان الامتثال للمعايير التنظيمية والمتطلبات التنظيمية.
3. التعاون مع مختلف الأقسام لتبسيط عمليات التوثيق وتحسين الكفاءة.
4. الحفاظ على سجل مستندات دقيق ومحدث، مع التأكد من أن جميع المستندات قابلة للاسترجاع والوصول بسهولة.
5. توفير التدريب والدعم للموظفين بشأن أنظمة إدارة المستندات وأفضل الممارسات في التعامل مع المستندات.
6. إجراء تدقيقات منتظمة للمستندات لضمان الالتزام بالإجراءات المعتمدة وتحديد مجالات التحسين.
7. المساعدة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات إدارة المستندات.
8. تسهيل عملية الانضمام للموظفين الجدد فيما يتعلق بممارسات التحكم في المستندات.
9. التنسيق مع أصحاب المصلحة الخارجيين لإدارة المستندات التابعة لأطراف ثالثة وضمان الامتثال للالتزامات العقدية.
10. إنشاء تقارير ومؤشرات أداء لأنشطة التحكم بالمستندات لإطلاع الإدارة ودعم عمليات اتخاذ القرار.

Preferred Candidate:

1. انتباه شديد للتفاصيل ومهارات تنظيم استثنائية لإدارة عدة مستندات ومشروعات في آن واحد.
2. يُفضل أن يكون لديه خبرة سابقة مع شركة EPC.
3. ماهر في برامج وأدوات إدارة المستندات ويمتلك فهما قويا لأنظمة الملفات الإلكترونية.
4. مهارات اتصال ممتازة كتابيا وشفهيا للتعاون الفعّال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصالح.
5. القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق في بيئة سريعة الإيقاع.
6. مهارات مثبتة في حل المشكلات والقدرة على التفكير النقدي لتحديد ومعالجة قضايا المستندات.
7. إلمام بمعايير الصناعة والتنظيمات المتعلقة بالتحكم والإدارة بالمستندات.
8. مهارات إدارة الوقت قوية، مع القدرة على تحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية.
9. خبرة في تدريب ودعم الموظفين في ممارسات وأنظمة التحكم في المستندات.
10. القدرة على التكيف مع التغييرات في الإجراءات والتقنيات المرتبطة بإدارة المستندات.
11. الالتزام بالتحسين المستمر والتطوير المهني في ممارسات التحكم في المستندات.