موظف استقبال

المسمى الوظيفي

موظف استقبال

القسم

تجربة الضيوف / المكتب الأمامي

التقارير إلى

قائد فريق تجربة الضيوف

الموقع

مركز ميديكا للرعاية - الكويت

الغرض من الوظيفة

موظف الاستقبال هو نقطة الاتصال الأولى للمرضى والزوار في مركز ميديكا للرعاية. المسؤولية تتضمن تقديم تجربة ضيافة مهنية وترحيبية وفعالة، مع ضمان سير العمليات في مكتب الاستقبال بسلاسة، والتعامل الدقيق مع المرضى، والتنسيق الفعال مع الفرق السريرية والإدارية. تلعب هذه الوظيفة دورًا حاسمًا في الحفاظ على جودة الخدمة وصورة العلامة التجارية ومعايير رضا المرضى في المركز.

المسؤوليات الرئيسية

1. تجربة الضيوف والمرضى

• استقبال المرضى والزوار بحرارة ومهنية عند الوصول.
• إدارة عمليات تسجيل المرضى عند الوصول والمغادرة بكفاءة ودقة.
• ضمان بيئة هادئة ومحترمة وداعمة لجميع المرضى في جميع الأوقات.
• معالجة الاستفسارات والمخاوف والشكاوى الأساسية للمرضى، وتصعيد القضايا المعقدة إلى قائد فريق تجربة الضيوف عند الحاجة.
• الحفاظ على سرية وخصوصية المرضى وفقًا للوائح الرعاية الصحية والسياسات الداخلية.

2. إدارة مكتب الاستقبال والمواعيد

• جدولة وتأكيد وإعادة جدولة وإلغاء المواعيد باستخدام نظام العيادة.
• تنسيق تدفق المرضى لتقليل أوقات الانتظار وتحسين كفاءة العيادة.
• التحقق من تفاصيل المرضى والوثائق ومعلومات التأمين حسب الحاجة.
• إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والاستفسارات المباشرة بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.

3. الدقة الإدارية والنظامية

• الحفاظ على سجلات المرضى بدقة وضمان إدخال البيانات بشكل صحيح في النظام.
• التعامل مع دعم الفواتير الأساسية، وجمع المدفوعات، وإصدار الإيصالات وفقًا للإجراءات المعتمدة.
• ضمان التسوية اليومية للمواعيد والمدفوعات والمعاملات في مكتب الاستقبال.
• دعم التقارير الداخلية والتوثيق عند الطلب من قائد فريق تجربة الضيوف.

4. التنسيق ودعم الفريق

• التواصل الوثيق مع الأطباء والممرضين وموظفي الدعم لضمان تقديم خدمة سلسة للمرضى.
• إبلاغ أي تأخيرات أو تغييرات أو متطلبات خاصة للمرضى على الفور.
• دعم عمليات العيادة خلال أوقات الذروة أو العروض الترويجية أو الفعاليات الخاصة.

أداء واجبات ومهام أخرى ذات صلة كما يكلف بها المدير المباشر أو الإدارة العليا.

المؤهلات والخبرة

• دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة الرعاية الصحية أو مجال ذي صلة (يفضل).
• خبرة من 1 إلى 2 سنوات في وظيفة موظف استقبال أو مكتب أمامي، ويفضل في الرعاية الصحية أو العيادات أو الضيافة.
• تجربة العمل مع أنظمة المواعيد أو أنظمة إدارة الرعاية الصحية تعتبر ميزة.

ظروف العمل

• وظيفة بدوام كامل في مركز ميديكا للرعاية.
• جدول عمل يعتمد على نوبات متوافقة مع ساعات عمل العيادة.
• يتطلب الجلوس أو الوقوف لفترات طويلة والتفاعل المنتظم مع المرضى والزوار.

مؤشرات الأداء (KPIs)

• رضا المرضى ودرجات التغذية الراجعة.
• دقة المواعيد ودقة بيانات النظام.
• إدارة أوقات الانتظار وكفاءة مكتب الاستقبال.
• الامتثال لمعايير الخدمة والسياسات والإجراءات.
• السلوك المهني والمساهمة في العمل الجماعي.