مدير مكتب

نحن نبحث عن مدير مكتب منظم للغاية واستباقي يركز بشكل كبير على التنسيق الداخلي، والتوثيق، وتنفيذ السياسات. تتطلب هذه الوظيفة القدرة على إدارة العمليات اليومية للمكتب مع صياغة وصيانة الاتصالات الداخلية، والمذكرات الرسمية، وإجراءات الشركة. المرشح المثالي يتمتع بقدرة عالية على الانتباه للتفاصيل، والسرية، وراحة في دعم الإدارة من خلال عمليات إدارية، حوكمة، وتنظيم هيكلية.

المسؤوليات الرئيسية

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب وضمان كفاءة العمليات الإدارية وتوثيقها بشكل جيد
• صياغة، تنسيق، وتوزيع المذكرات الداخلية، والاتصالات الرسمية، والإشعارات الرسمية نيابة عن الإدارة
• تطوير، وصيانة، وتحديث سياسات الشركة، والإرشادات الداخلية، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
• ضمان التواصل الواضح للسياسات، وتنفيذها بشكل صحيح، واتباعها بشكل متسق عبر الفرق
• دعم الإدارة من خلال التوثيق، والتقارير، وتنسيق الاجتماعات، والمتابعة الداخلية
• الإشراف على عمليات الانضمام، وتوثيق الموظفين، وتقديم الدعم الإداري للموارد البشرية
• الحفاظ على سجلات دقيقة، وأنظمة حفظ الملفات، وقواعد بيانات المكتب السرية
• التنسيق مع البائعين، ومقدمي الخدمات، والشركاء الخارجيين حسب الحاجة
• مراقبة الميزانيات الإدارية والتتبع المالي الأساسي بالتنسيق مع قسم المحاسبة
• تنسيق اللوجستيات المكتبية، والفعاليات الداخلية، والمتطلبات التشغيلية عند الحاجة
• التواصل بشكل وثيق مع قسم العمليات لضمان التنسيق السلس وتقديم الأنشطة
• تكون نقطة الاتصال المركزية بين الإدارة، والموظفين، وأصحاب المصلحة الخارجيين