مدير مكتب الرئيس

يلعب مدير مكتب الرئيس دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتب الرئيس. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا للغاية واستباقيًا قادرًا على إدارة مهام ومسؤوليات متعددة في بيئة سريعة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم دعم إداري شامل للرئيس، وتسهيل التواصل بين الأقسام، وإدارة العمليات اليومية للمكتب. تتطلب هذه الوظيفة اهتمامًا استثنائيًا بالتفاصيل، ومهارات تواصل قوية، والقدرة على الحفاظ على السرية أثناء التعامل مع المعلومات الحساسة.

المسؤوليات:

1. إدارة جدول الرئيس، وتحديد المواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر لتحسين إدارة الوقت.
2. تنسيق وإعداد المواد للاجتماعات، بما في ذلك الأجندات، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات والتقارير، مع ضمان توفر جميع المعلومات اللازمة.
3. العمل كحلقة وصل بين الرئيس والمساهمين الداخليين/الخارجيين، مما يسهل التواصل والتعاون الفعال.
4. الإشراف على الوظائف الإدارية للمكتب، بما في ذلك إدارة المراسلات، والأرشفة، والحفاظ على السجلات بطريقة منظمة.
5. التعامل مع المعلومات السرية بحذر والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحتراف في جميع الأوقات.
6. المساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المالية، وتتبع النفقات وضمان الالتزام بالإرشادات المالية.
7. تطوير وتنفيذ إجراءات المكتب لتعزيز الكفاءة والإنتاجية داخل مكتب الرئيس.
8. دعم المشاريع الخاصة كما هو موكل من قبل الرئيس، وتقديم الأبحاث والتحليلات حسب الحاجة.
9. مراقبة اللوازم المكتبية والمعدات والأشياء في المطبخ، وضمان أن المكتب مزود جيدًا وقابل للتشغيل.
10. تقديم التدريب والدعم للموظفين الإداريين المبتدئين، وتعزيز بيئة مكتبية تعاونية ومنتجة.

• المرشح المفضل:

خبرة مثبتة في دور إداري أو إداري، ويفضل أن تكون ضمن بيئة الشركات.

1. مهارات تنظيم استثنائية مع القدرة على إدارة أولويات متعددة والمواعيد النهائية بفعالية.
2. مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية، مع التركيز على الاحترافية والوضوح.
3. إجادة تطبيقات البرمجيات المكتبية، بما في ذلك مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع.
4. إجادة اللغة الإنجليزية والعربية، مما يسهل التواصل مع المساهمين المتنوعين.