مساعد(ة) مدير (H/F) - الرباط

في بيئة أكاديمية منظمة، متعددة الأطراف، يضمن مساعد المدير دعمًا عالي المستوى للمدير العام ويساهم في سلاسة التبادلات الداخلية والخارجية، مع مستوى عالٍ من الدقة والسرية.

المهام الرئيسية:

1. المساعدة التنفيذية وإدارة الجدول الزمني

• إدارة الجدول الزمني، الأولويات، تنظيم الاجتماعات (الداخلية والخارجية) وإعداد المواد.
• متابعة الإجراءات: محاضر الاجتماعات، التذكيرات، المواعيد النهائية، تنسيق التسليمات.

2. التنسيق والتواصل

• تأمين واجهة بين الإدارة العامة والخدمات المختلفة.
• كتابة وتنسيق الرسائل، الملاحظات، العروض التقديمية والاتصالات الداخلية، وضمان الجودة الكتابية.

3. التنظيم اللوجستي

• تنظيم التنقلات، الحجوزات، استقبال الزوار، أحداث الإدارة (اجتماعات، لجان، ندوات).
• إدارة الجوانب اللوجستية والإدارية المتعلقة بالاجتماعات (الغرف، المعدات، الدعوات، جدول الأعمال).

4. الإدارة وإدارة الوثائق

• هيكلة الأرشفة (ورقية/رقمية)، ضمان تتبع الوثائق الحساسة.
• تحديث بعض لوحات المتابعة لصالح الإدارة العامة (المشاريع، المواعيد النهائية، الشركاء).

5. السرية وجودة الخدمة

• معالجة المعلومات الحساسة بسرية.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية والاستجابة، حتى في فترات النشاط العالي.

الملف الشخصي المطلوب:

التعليم:

شهادة بكاليوس +2/3 إلى بكاليوس +5 (مساعدة إدارية/إدارة/إدارة أعمال).

الخبرة:

5 إلى 8 سنوات في المساعدة الإدارية، ويفضل في بيئة تتطلب مستوى عالٍ (التعليم، الخدمات، مكتب، مجموعة منظمة).

المهارات الأساسية:

• تنظيم، دقة، حس بالتفاصيل، مهارات كتابية ممتازة.
• إجادة استخدام أدوات المكتب (وورد/باوربوينت/إكسل)، الفيديو، إدارة الوثائق.
• موقف خدمي، دبلوماسية، إدارة الأولويات، سرية.

اللغات:

الفرنسية بطلاقة؛ الإنجليزية العملية مرغوبة.