الوصف الوظيفي
المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي (EA)
نوع الوظيفة: دوام كامل، عن بعد
ساعات العمل: ساعات عمل العملاء في الولايات المتحدة (مع مرونة لجدول التنفيذيين والسفر والاحتياجات العاجلة)
حول الدور:
يبحث عميلنا عن مساعد تنفيذي لتقديم دعم إداري وتشغيلي عالي المستوى للمديرين التنفيذيين. تتجاوز هذه الوظيفة المهام الإدارية الأساسية - يعمل المساعد التنفيذي كحارس بوابة، ومدير مشروع، وشريك موثوق، مما يضمن أن يكون المديرون التنفيذيون مستعدين ومطلعين وقادرين على التركيز على الأولويات الاستراتيجية.
المسؤوليات:
جدولة وتنظيم:
- إدارة جداول المديرين التنفيذيين المعقدة، بما في ذلك الاجتماعات الداخلية والخارجية والسفر والفعاليات.
- توقع النزاعات، وتحديد الأولويات، وتحسين استخدام الوقت.
- جدولة عبر مناطق زمنية متعددة باستخدام Outlook أو Google Calendar.
التواصل والمراسلات:
- صياغة، وتدقيق، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني أو المذكرات نيابة عن المديرين التنفيذيين.
- فحص المكالمات والرسائل والطلبات، وتصعيد ما يتطلب انتباه المدير التنفيذي فقط.
- العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء.
تحضير الاجتماعات والمتابعة:
- إعداد جداول الأعمال، ونقاط الحديث، والمستندات التوجيهية.
- جمع وتلخيص المواد الخلفية قبل الاجتماعات.
- تدوين المحاضر، وتتبع العناصر المطلوبة، وضمان المتابعة.
السفر واللوجستيات:
- تنسيق السفر المحلي والدولي (الرحلات، الفنادق، وسائل النقل).
- إعداد جداول سفر مفصلة والتعامل مع التغييرات في اللحظة الأخيرة.
- معالجة التعويضات وتقارير النفقات.
دعم المشاريع:
- المساعدة في البحث، وجمع البيانات، وإعداد التقارير.
- تتبع التقدم في أولويات ومبادرات المديرين التنفيذيين.
- إدارة المعلومات السرية بحذر.
العمليات الإدارية:
- الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية منظمة.
- إدارة التحكم في إصدار الوثائق والموافقات.
- دعم توظيف أو إنهاء الموظفين الكبار حسب الحاجة.
ما الذي يجعلك مناسبًا تمامًا:
- منظم للغاية، ودقيق، واستباقي.
- متواصل قوي مع لمسة احترافية.
- قادر على توقع الاحتياجات وحل المشكلات بشكل مستقل.
- مرتاح للعمل في بيئات سريعة الوتيرة وعالية الضغط.
الخبرة والمهارات المطلوبة (الحد الأدنى):
- 3+ سنوات من الخبرة في دعم المديرين التنفيذيين الكبار.
- إجادة استخدام Microsoft Office وGoogle Workspace.
- خبرة في إدارة الجداول الزمنية المعقدة وجداول السفر.
- مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
الخبرة والمهارات المثالية:
- خبرة سابقة في الشركات الناشئة ذات النمو السريع، أو الخدمات المهنية، أو أدوار الدعم على مستوى التنفيذيين.
- الإلمام بأدوات التعاون (Slack، Zoom، Notion، Asana).
- خبرة في التعامل مع المعلومات الحساسة أو السرية.
- خلفية في دعم عدة مديرين تنفيذيين في نفس الوقت.
كيف تبدو يومية العمل النموذجية؟
تدور يومية مساعد تنفيذي حول الحفاظ على تنظيم المدير التنفيذي، وإبقائه على اطلاع، ومركزًا. ستقوم:
- بداية بمراجعة جدول المدير التنفيذي وإعداد ملاحظات توجيهية لليوم.
- فحص رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، مع تحديد العناصر العاجلة وصياغة الردود عند الاقتضاء.
- تنسيق الاجتماعات واللوجستيات، وضمان وضوح الجداول الزمنية والمواد والمتابعات.
- إدارة خطط السفر وتقارير النفقات عند الحاجة.
- تتبع أولويات المدير التنفيذي، ومتابعة مع أعضاء الفريق لضمان الوفاء بالالتزامات.
- إنهاء اليوم بتلخيص العناصر المعلقة، وتحديث الجدول الزمني، وإعداد جدول أعمال الغد.
باختصار: أنت اليد اليمنى للمدير التنفيذي، مما يضمن لهم العمل بكفاءة وفعالية قصوى.
المؤشرات الرئيسية للنجاح (KPIs):
- دقة الجدول الزمني وتقليل النزاعات.
- التواصل الفوري والمتابعة على أولويات المدير التنفيذي.
- رضا عالٍ من المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة.
- إكمال تقارير النفقات واللوجستيات في الوقت المحدد.
- تقليل العبء الإداري على المديرين التنفيذيين (يتم قياسه من خلال الوقت المحرر).
عملية المقابلة:
- مقابلة هاتفية أولية
- مقابلة فيديو مع مجند Pavago
- مهمة عملية (مثل: صياغة مذكرة توجيهية تنفيذية أو إدارة سيناريو جدولة نموذجية)
- مقابلة مع العملاء مع المديرين التنفيذيين
- عرض والتحقق من الخلفية
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
