مساعد إداري

هدف الوظيفة:

يقدم الموظف الإداري دعمًا حيويًا لقسم المجموعات المميزة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة من خلال التنسيق الفعال، والتواصل، وحفظ السجلات. يدعم الدور الفريق المعني بإدارة وحفظ وتعزيز مجموعة التراث بما يتماشى مع دور المكتبة الوطنية القطرية كوصي على التراث الوثائقي في قطر والمنطقة.

المجالات الرئيسية للنتائج:

الدعم الإداري

• تقديم الدعم الإداري والكتابي لفريق المجموعات المميزة.
• إدارة المراسلات، وتنسيق الاجتماعات، وتدوين المحاضر.
• المساعدة في إعداد وتنظيم وثائق الإعارة، بما في ذلك أخذ قياسات دقيقة للأشياء، وإكمال استمارات الحفظ، وتتبع تقدم العلاجات الحفظية، وضمان حفظ جميع الأوراق اللازمة بشكل صحيح.
• الحفاظ على تحديث البيانات للحفاظ على سجلات القسم، والتقارير، ووثائق المشاريع.
• دعم والحفاظ على الملفات والسجلات للقسم.
• الحفاظ على قائمة البريد للوحدة للبرامج.

المالية والمشتريات

• دعم شراء اللوازم والخدمات، بما في ذلك التواصل مع الموردين وتتبع التسليمات.
• مراقبة نفقات الميزانية والمساعدة في التقارير المالية والمطابقة.
• إعداد ومعالجة الفواتير، والمصروفات، وأوامر الشراء.

خدمات المستخدمين

• إدارة جدولة العمل في غرفة القراءة.
• دعم مواعيد غرفة القراءة والرد على الاستفسارات العامة.
• تنسيق الوصول إلى مواد المجموعات الخاصة للباحثين والزوار.
• المساعدة في الجولات الداخلية والخارجية، والزيارات، وتنسيق الضيوف المهمين.

تنسيق المشاريع والبرامج

• المساعدة في اللوجستيات للمعارض، ومشاريع الرقمنة، والفعاليات.
• دعم استضافة الضيوف من الخارج (على سبيل المثال، السفر، والإقامة، إلخ).
• تتبع تقدم المشاريع الجارية ودعم التقارير للمعالم الداخلية.
• الحفاظ على جداول المشاريع، والحفاظ على قوائم الاتصال.

إدارة المجموعات

• دعم استرجاع عناصر المجموعة للزوار أو الموظفين (للحفظ، والمعرض، والرقمنة، والإعارات).
• تنسيق النقل الآمن وتحريك عناصر المعرض بين مرافق التخزين والمعرض. التواصل مع الشاحنين والمؤسسات الأخرى لتأكيد جداول الشحن والتركيب.
• المساعدة في جرد وتدقيق المجموعة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة للأشياء، وتتبع حركتها ودعم جهود توثيق المجموعة.

السجلات والامتثال

• ضمان امتثال الأنشطة الإدارية للسياسات المؤسسية، بما في ذلك حماية البيانات، والأمان، والصحة والسلامة.
• دعم الوثائق المتعلقة بالوصول إلى المجموعات، وحقوق الطبع والنشر، وقيود المانحين.

أي مهام أخرى يتم تكليفها.

المعرفة والمهارات والخبرة الدنيا:

• شهادة الثانوية العامة.
• 2-5 سنوات من الخبرة في التعامل مع الأعمال الإدارية.
• منظم وقادر على إدارة مشاريع متعددة.
• درجة جامعية أو ما يعادلها.
• يفضل وجود خبرة سابقة في بيئة مكتبية أو متحفية.