مساعد شخصي

نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية ومبادر للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في الدوحة، قطر. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن توفير دعم إداري شاملاً للإدارة العليا، لضمان تشغيل سلس واتصالات فعالة داخل المؤسسة. يتطلب هذا الدور فرداً دقيق الملاحظة، يمتلك مهارات إدارة وقت ممتازة، وقادراً على التعامل مع مهام متعددة في آن واحد. سيدير المساعد الشخصي دوراً حاسماً في تعزيز إنتاجية فريق القيادة من خلال إدارة الجداول، وتنسيق الاجتماعات، وتسهيل التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المسؤوليات:

1. إدارة تقويم التنفيذي، بما في ذلك تحديد المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر، مع ضمان إدارة الوقت بشكل مثالي.
2. إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية، مع ضمان دقة وكون المواد جاهزة للاجتماعات.
3. العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مع الحفاظ على الاحترافية في جميع الاتصالات.
4. التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية ونزاهة، مع ضمان حماية البيانات الحساسة.
5. المساعدة في مهام إدارة المشاريع من خلال تتبع المواعيد النهائية، والمتابعة في بنود العمل، وضمان إكمال التسليمات في الوقت المحدد.
6. تنسيق وتنظيم فعاليات الشركة واجتماعاتها ومؤتمراتها، مع إدارة جميع التفاصيل اللوجستية بشكل فعال.
7. إجراء البحوث وتجميع المعلومات حسب الحاجة لدعم عملية اتخاذ القرار لدى التنفيذي.
8. الحفاظ على نظام ملفات منظم للمستندات والسجلات، إلكترونياً وورقياً، لتعزيز سهولة الوصول والكفاءة.
9. دعم التنفيذي في المهام الشخصية حسب الحاجة، مع إظهار المرونة والتكيف مع تغيّر الأولويات.
10. البحث المستمر عن طرق تحسين العمليات وزيادة كفاءة مكتب التنفيذي بشكل عام.

المرشح المفضل:

1. خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو في دور إداري مشابه، مع سجل قوي في دعم الإدارة العليا.
2. مهارات تنظيم استثنائية، مع القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بفعالية في بيئة سريعة.
3. مهارات كتابة وتواصل شفهية متميزة، مع سلوك مهني والقدرة على التواصل مع الأفراد على جميع المستويات.
4. مهارات حل المشكلات القوية، مع القدرة على التفكير النقدي واتخاذ القرارات بشكل مستقل.
5. الإلمام ببرامج المكتب، بما في ذلك Microsoft Office وت tools إدارة المشاريع، لتسهيل المهام الإدارية.
6. القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر وبخصوصية.
7. انتباه عالي للتفاصيل لضمان الدقة والكمال في جميع المهام.
8. المرونة والتكيف مع المتطلبات والأولويات المتغيرة، مع نهج مبادر نحو التحديات.
9. الوعي الثقافي والحساسية، خاصة في بيئة عمل متنوعة مثل الدوحة.
10. موقف إيجابي وأخلاقيات عمل قوية، تساهم في جو فريق تعاوني.