مساعد شخصي للمدير العام

عنوان الوظيفة: مساعد شخصي

التقارير إلى: المدير العام

الموقع: قطر

نوع التوظيف: دوام كامل

ملخص الوظيفة

سيقدم المساعد الشخصي (PA) دعمًا إداريًا وتنفيذيًا عالي المستوى للمدير العام. تضمن هذه الوظيفة أن يعمل مكتب المدير العام بكفاءة من خلال إدارة الجداول الزمنية والاتصالات والوثائق والمهام التنسيقية الرئيسية. يعمل المساعد الشخصي كالدعم الأساسي للمدير العام في العمليات اليومية، مما يضمن المتابعة على الأولويات والمواعيد النهائية والمسائل السرية.

المسؤوليات الرئيسية

1. الدعم التنفيذي

• إدارة تقويم المدير العام، والمواعيد، وجداول الاجتماعات.
• التعامل مع جميع الاتصالات الواردة (البريد الإلكتروني، المكالمات، الرسائل) وإعطاء الأولوية للأمور العاجلة.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والعروض التقديمية، والتقارير التجارية.
• ضمان المتابعة على الإجراءات المعلقة والالتزامات التي قام بها المدير العام.
• تنظيم خطط السفر، وحجوزات الفنادق، والنقل، ومعالجة التأشيرات.

2. الإدارة وإدارة المكتب

• الحفاظ على نظم ملفات منظمة للوثائق السرية، والعقود، والمراسلات.
• صياغة الرسائل، والبريد الإلكتروني، والمذكرات، والاتصالات الداخلية نيابة عن المدير العام.
• تنسيق عمليات المكتب مثل طلب المستلزمات، وإدارة الوثائق، والحفاظ على معايير المكتب.
• التواصل مع الموارد البشرية، والمالية، والمشتريات، والأقسام الأخرى للمهام الإدارية.

المؤهلات والمتطلبات

التعليم

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة (يفضل).

الخبرة

• خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات كمساعد شخصي، أو مساعد تنفيذي، أو موظف إداري.
• تعتبر الخبرة في صناعة السيارات ميزة قوية.