كبير مدير التحكم في الوثائق

يشرف كبير مدير التحكم في الوثائق على فريق يحافظ على تنظيم المستندات إما لمشروع أو لقسم أو للمؤسسة ككل. إنشاء وصيانة نظام إدارة التكوين القادر على تلبية المتطلبات التنظيمية والجودة وطلبات الشركة للوثائق، بما في ذلك تكون الوثائق قيد الحركة داخل المنظمة للتحقق من المعالجة الصحيحة. إجراء تدقيقات فورية دورية أو "مراجعات من على الكتف" للوحدة الوظيفية لقسم التحكم في المستندات؛ وتقديم تدريب التحكم في المستندات سعيًا لتحقيق التعاون والتنسيق بين المجموعات الوظيفية. الالتزام بالحفاظ على السرية وفق سياسات وإجراءات الشركة.

الترويج والإعداد والتنفيذ لقسم التحكم في المستندات ونظامه، بما يتماشى مع احتياجات الشركة وخلال دورة حياة المشروع.

التواصل المباشر مع العميل/المستشار لتحديد متطلبات التحكم في المستندات وإظهارها من خلال العرض التقديمي قبل التطبيق.

قيادة التدريب وتطوير الموظفين لفريق التحكم في المستندات بهدف تعظيم الكفاءة والفعالية والاحتفاظ بالكفاءات.

الحفاظ على وإدارة ميزانية قسم التحكم في المستندات للنشر والتجهيز.

إعداد والتحكم في الميزانية والهدف العام للقسم/المشاريع مع تخطيط استراتيجي لتحقيق الأهداف عبر تعيين مؤشرات الأداء (KPI) لكل أفراد قسم التحكم في المستندات.

إنشاء وتطبيق والحفاظ على نظام إدارة المستندات بما يتوافق مع المتطلبات التنظيمية والجودة والجهات الداخلية والخارجية للشركة على مستوى الشركة والمشروع من خلال تحديد النماذج القياسية وتدفقات الموافقات ومصفوفة التوزيع والتتبع والأرشفة.

التواصل المباشر مع العميل/المستشار لتحديد توقعات وثائق واضحة لمعاملات المشروع وتحديد إطار عملي وعرضه قبل التطبيق.

التعرف على القضايا وتقديم النصائح والمشورة مع القيادة وفريق المشروع حول المسائل التي تؤثر في سجلات المشاريع.

توفير واجهة لدعم تكنولوجيا المعلومات لمشكلات التحكم في المستندات، والتي تشمل تحسين العمليات للبرامج الموجودة وتطوير التوصيات للأجهزة والبرامج الجديدة التي قد تفيد بيئة التحكم في المستندات. بشكل عام، تحديد الاتجاهات وتوصية "أفضل الممارسات".

التأكد من أن أعضاء فريق المشروع يحصلون على التدريب والدعم الكافيين لتمكينهم من استخدام الإجراءات والأنظمة المعتمدة في البرنامج. بشكل استباقي إجراء "مراجعات من على الكتف" و"مراجعات من أعلى الكتف" لفرق المشروع لتسهيل فهمهم وتحسين امتثالهم لإجراءات التحكم في المستندات.

دعم عمليات التدقيق (الداخلية والخارجية والجهات الثالثة) للتحقق من تلبية المتطلبات التنظيمية والجودة.

التحقق من تسليمات المشروع المقدمة من المستشار/المتعهد من دقة وصحة المستندات.

الحفاظ على مكتبة للوثائق الهندسية والوثائق الختامية والوثائق والإجراءات والمواصفات والتقارير والمستندات السرية والمذكرات وغيرها كأرشيفات ورقية وإلكترونية يمكن استرجاعها فوراً عند إغلاق المشروع.

تنفيذ المسؤوليات التشغيلية بتخطيط تعبئة/إخلاء جميع مراقبي المستندات، إعداد والحفاظ على مخطط التنظيم لمراقبي المستندات في جميع المواقع وتحديد المهام.

تحديد القضايا التي يواجهها فريق DC، اقتراح الحلول والاستراتيجيات والتطوير اللازم لتمكين الفريق من العمل بكفاءة أكبر وتحقيق الأهداف.

ضمان تحليل وتصميم وتنفيذ وتقييم حلول المشاكل عند الحاجة أو على أساس ربع سنوي لوضع إجراءات تصحيحية ووقائية.

ضمان إجراء تقييم الأداء لفريق DC كل نهاية السنة.

تخصيص/نقل وتوجيه الأعمال المناسبة لأعضاء فريق DC وتوفير الإرشاد عند الحاجة.

ضمان متابعة فريق DC في مواقع المشروع، وتحديد احتياجات الموظفين، وتبادل الملاحظات وتطوير أعضاء الفريق بشكل ربعي للمساعدة في تنمية كفاءاتهم وزيادة الإنتاجية.

دعم تنفيذ مبادرات الصحة والسلامة المهنية والمشاركة في أنشطة التوعية الأمنية والمساهمة في تقارير الحوادث وحلولها بما يتماشى مع سياسات الشركة ونظام IMS.

المعرفة بمعايير توثيق ISO

المعرفة باستخدام جداول البيانات وقواعد البيانات ومعالجة النصوص وبرنامجيات محددة خاصة بالوظيفة.

معرفة عميقة بمبادئ وإجراءات إدارة السجلات بما في ذلك حفظ السجلات والملفات

المبادئ والممارسة في المعرفة والخبرة التنظيمية في متطلبات تحكم المستندات

معرفة عالية بمستوى استخدام مجموعة من برامج Microsoft Office

معرفة ERP والأفضلية لنظام SAP يعتبر شرطاً كي ينجح الدور

خبرة عملية لا تقل عن 8 سنوات، وخبرة ذات صلة 5 سنوات، ووجود سنوات GCC ميزة