إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالمدير العام والرئيس التنفيذي
إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام والرئيس التنفيذي
المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة والترتيب
استقبال زوار الإدارة العليا والترحيب بهم
تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام والرئيس التنفيذي
تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها
استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات
استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل
تسجيل البريد والفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة
كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون المدير العام أو الرئيس التنفيذي طرفاً فيها
التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع
مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناء على طلب شخصي
استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين
تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام أو الرئيس التنفيذي ومتابعة قرار المدير العام أو الرئيس التنفيذي بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسئولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية للإدارة العليا وأفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير العام أو الرئيس التنفيذي وتسجيل ذلك على النماذج الخاص
حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل
تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين والارتقاء بمستواهم الوظيفي بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب
السكرتير التنفيذي مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
المهارات
اجادة اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة
تنظيم الاجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر
التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة باحتراف
التعامل مع برامج تصفح الإنترنت باحتراف
التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
مهارة إدارة الوقت ، مهارة تعد المهام
مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
مهارات الاتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك
إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
