مساعد اداري

توفر وظيفة إدارية شاغرة بمسمى (مساعد إداري) للرجال حملة الدبلوم فأعلى (لا تشترط خبرة) للعمل في منطقة الرياض على النحو التالي:

التخصصات المناسبة:

- إدارة الاعمال

- إدارة عامة

- السكرتارية التنفيذية

- السكرتارية

- إدارة المكاتب

- الإدارة المكتبية

المهام الوظيفية:

- التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.

- تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.

- مساعدة أعضاء الفريق لضمان اكتمال المهام في الوقت المحدد.

- تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.

- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.

- تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.

- الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.

- تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.

- تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.

- توزيع البريد من الديوان إلى الدوائر والموظفين المعنيين ومناولة البريد المحول بين الإدارات والدوائر.

- يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .

- يقوم باستلام المعاملات الموجهة للهيئة من الجهات ذات العلاقة .

- متابعة إنهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .

- تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالشركة.

- متابعة البريد وإحضاره لمقر الشركة.

- يقوم بإعداد الأوراق والملفات والسجلات المنظمة لعمله .

- إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.