مساعد إداري

دور الوظيفة: مساعد الإدارة مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والسكرتاري لضمان سير العمليات المكتبية اليومية بكفاءة.
يدعم هذا الدور الإدارة والموظفين من خلال التعامل مع المراسلات، وتنسيق الجداول، وإعداد الوثائق، والحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة.
المسؤوليات: إدارة وتنظيم المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الأرشفة، والمسح الضوئي، وإدخال البيانات.
التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الرسائل، المكالمات الهاتفية).
جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الأساسية حسب الحاجة.
الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية والتنسيق مع الموردين عند الحاجة.
المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، واجتماعات الموظفين.
دعم قسم الموارد البشرية والأقسام الأخرى بالمهام الإدارية كما هو مطلوب.
ضمان التحكم المناسب في الوثائق والحفاظ على السجلات السرية بشكل آمن.
استقبال الزوار وتقديم دعم احترافي في مكتب الاستقبال عند الحاجة.
اتباع سياسات وإجراءات الشركة لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل).
1-3 سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية أو دعم المكتب.
إتقان قوي في برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك).
مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة.
مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام بالتفاصيل.
القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
موقف احترافي مع مهارات تواصل بين شخصية قوية.
القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على السرية.
مهارات إدارة الوقت والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية.