منسق البناء ومُراقِب المستندات

نحن نبحث عن منسق بناء ومراقب مستندات لإدارة مراسلات المشروع، والتحكم في الوثائق، والتنسيق مع العملاء والمستشارين والفرق الداخلية. الدور مسؤول عن معالجة رسائل البريد الرسمي، وصياغة مستندات المشروع، والحفاظ على سجلات منظمة، وضمان تدفق مناسب للوثائق بما يتوافق مع إجراءات المشروع والشركة.

المسؤوليات الأساسية

التنسيق والاتصال

• إدارة مراسلات المشروع الرسمية عبر البريد الإلكتروني مع العملاء والمستشارين والمقاولين من الباطن

• صياغة ومراجعة وتنسيق الرسائل، والإرسال، وRFIs، والتسليمات، والتقارير

• تتبع الاتصالات الواردة والصادرة والتأكد من الردود في الوقت المناسب

• التنسيق بين مديري المشاريع والمهندسين وفرق الموقع بالإضافة إلى العمل على الحصول على التصاريح في جميع مراحل العمل

مراقبة المستندات

• حفظ ومراقبة جميع مستندات المشروع (الرسومات، المواصفات، المراسلات، الموافقات)

• تطبيق واتباع أنظمة ترقيم المستندات والملفات والتحكم في النسخ

• التأكد من تسجيل وتوزيع وأرشفة المستندات بشكل صحيح

• حفظ سجلات محدثة للمستندات المعتمدة والمتفوقة والمراجعة

• إعداد قوائم المستندات وتقارير الحالة حسب الحاجة

الدعم الإداري

• تنظيم الملفات الرقمية والنسخ الورقية بشكل فعال ومنظم.
• المساعدة في إعداد محاضر الاجتماعات والجداول والتقارير.
• دعم توثيق تسليم المشروع والسجلات كمباني بناء.
• ضمان سرية ودقة جميع مستندات المشروع.