مسؤول وثائق

وصف الوظيفة

مسؤول وثائق

القسم: TS - MSSEم نوع التوظيف: عقد محدد المدة / تأشيرة عملساعات العمل: 8 ساعات يوميًا | 6 أيام في الأسبوعالموقع: حسب متطلبات المشروعالراتب: 3000 ريال سعودي + FAT (حسب الاقتضاء)

ملخص الوظيفة

مسؤول الوثائق مسؤول عن إدارة والتحكم في جميع الوثائق المتعلقة بالصيانة والمشاريع وفقًا لإجراءات التحكم في الوثائق المعتمدة ومعايير الجودة. يضمن هذا الدور أن تكون الوثائق دقيقة ومحدثة ومراجعة بشكل صحيح وموزعة ومتاحة بسهولة لدعم عمليات الصيانة والمراجعات ومتطلبات الامتثال.

المسؤوليات الرئيسية

1. التحكم وإدارة الوثائق

التحكم في وتسجيل واستلام وتوزيع وأرشفة جميع الوثائق المتعلقة بالصيانة بما في ذلك الرسومات والكتيبات والإجراءات وأوامر العمل وتقارير الفحص والسجلات الفنية.

الحفاظ على نظام ترقيم وتصنيف وأرشفة مناسب لتسهيل الاسترجاع.

ضمان إصدار واستخدام أحدث النسخ المعتمدة من الوثائق في الموقع.

2. التحكم في النسخ والامتثال

تتبع مراجعات الوثائق والموافقات والتعليقات والإرسال.

الحفاظ على تحكم صارم في النسخ لتجنب استخدام الوثائق القديمة.

ضمان امتثال الوثائق لإجراءات التحكم في الوثائق المعتمدة ومتطلبات الجودة.

3. التنسيق والتفاعل

التنسيق مع فرق الصيانة والهندسة والمشاريع لجمع وتحديث وإغلاق الوثائق.

متابعة مع الأقسام المعنية للحصول على الوثائق والموافقات والمراجعات المعلقة.

دعم سلاسة تدفق المعلومات بين فرق الموقع والإدارة.

4. السجلات الإلكترونية والورقية

الحفاظ على أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (DMS/EDMS) وأنظمة الأرشفة الورقية.

ضمان تخزين الوثائق بشكل آمن، والنسخ الاحتياطي، وحمايتها من الفقد أو التلف.

التحكم في الوصول إلى الوثائق الحساسة والسرية.

5. دعم التدقيق والتقارير

توفير الوثائق المطلوبة أثناء عمليات التدقيق والفحص ومراجعات الامتثال.

إعداد تقارير حالة الوثائق وسجلات الإرسال وسجلات الوثائق لمراجعة الإدارة.

دعم جداول الصيانة ومواعيد المشاريع من خلال توفر الوثائق في الوقت المناسب.

المؤهلات والخبرة

• حد أدنى 5 سنوات من الخبرة كمسؤول وثائق.

  
  
  

• يفضل الخبرة في بيئات الصيانة أو الصناعية أو النفط والغاز أو البتروكيماويات.

  
  
  

• خبرة مثبتة في التعامل مع الوثائق الفنية مثل:

  
  
  

• كتيبات المعدات

  
  
  

• P&IDs

  
  
  

• سجلات الصيانة الوقائية

  
  
  

• التقارير الفنية وتقارير الفحص

  
  
  

• معرفة بأنظمة إدارة الوثائق (DMS/EDMS).

  
  
  

• إجادة استخدام MS Office (وورد، إكسل، أوتلوك).
  

  
  
  

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية

  
  
  

• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة

  
  
  

• مهارات تواصل وتنسيق جيدة

  
  
  

• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط

  
  
  

• فهم سير العمل في الصيانة والوثائق الفنية