مسؤول وثائق - قسم مراقبة المشاريع

الوصف العام للدور والمسؤوليات:

• إنشاء وصيانة نظام شامل لإدارة الوثائق لتتبع وتنظيم الوثائق بفعالية.
• استخدام برامج إدارة الوثائق لمسح ونسخ وتخزين الوثائق الإلكترونية والورقية بكفاءة.
• توظيف هيكل ترميز الوثائق لتبسيط تنظيم الوثائق واسترجاعها.
• ضمان سلامة وسهولة الوصول إلى الوثائق الرقمية من خلال تنفيذ إجراءات النسخ الاحتياطي والتخزين المناسبة.
• تنفيذ تدابير أمان صارمة لحماية المعلومات السرية، بما في ذلك ضوابط الوصول، والتشفير، واستراتيجيات منع فقدان البيانات.
• ضمان التوزيع الدقيق وفي الوقت المناسب للوثائق إلى الأفراد المصرح لهم.
• تحليل سير العمل الوثائقي في المنظمة وتحديد مجالات التحسين.
• إبلاغ أنفسهم بسياسات الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية ذات الصلة داخل هيل الدولية وضمان الامتثال المستمر لهذه المتطلبات أثناء العمل في هيل.
• أداء مهام أخرى كما يكلف بها المدير المباشر/المشرف.