مدير مكتب أمامي

المسؤوليات الأساسية

زيادة نسبة الإشغال ومتوسط السعر في جميع الأوقات.
التنسيق الوثيق مع مدير المبيعات بشأن توافر الغرف.
الحفاظ على علاقة جيدة مع وكلاء السفر ومنظمي الرحلات.
التنسيق مع قسم الهندسة والتدبير المنزلي لضمان توفر أكبر عدد ممكن من الغرف للبيع في وقت معين.
الرد على الاستفسارات المتعلقة بسياسات الفندق وخدماته.
التعامل مع شكاوى الضيوف بشكل احترافي.
تنظيم خدمات خاصة.
ضمان معايير خدمة عالية في جميع الأوقات.
الحفاظ على علاقة جيدة مع الضيوف والموظفين.
مراجعة قوائم الوصول وإعداد الضيوف المهمين بالتنسيق مع المدير العام ومدير العمليات.
اتخاذ قرارات بشأن الحجز الزائد بناءً على سياسات ومعايير الفندق بالتشاور مع مدير العمليات.
المشاركة في التنبؤات والميزانيات السنوية مع الإدارة العليا.
مراقبة وتحليل الفنادق المنافسة.
إعداد التقارير حسب الحاجة.
دعم وتحديد برامج التدريب وإعداد خطة تدريب سنوية. العمل مع مدير التدريب لضمان وجود خطة تدريب نشطة مستمرة.
التعاون مع قسم الحجوزات للمساعدة في التحكم في التواريخ المفتوحة والمغلقة، وتوافر الغرف والأجنحة، وأنماط وصول الضيوف.
تحليل نتائج الإيرادات والنفقات شهريًا.
المساعدة في توظيف واختيار الموظفين.
الإبلاغ إلى الإدارة العليا بشأن الأحداث غير العادية (الإيرادات، الإشغال وشكاوى الضيوف).
ضمان الحفاظ على سجل المدير اليومي.
مراجعة قوائم الضيوف المهمين وقوائم الوصول.
مراقبة سياسات الائتمان وتدقيق تقرير الائتمان اليومي على غرف الضيوف عند الحاجة.
عقد اجتماعات شهرية مع الموظفين مع تدوين المحاضر وتقديمها للأشخاص المعنيين.
تطوير برامج تقدير الموظفين لمجالات عمله/عملها.
الامتثال لسياسات ومعايير الشركة.
ضمان جودة عالية من الخدمة الكتابية في مركز الأعمال.
التعرف على إجراءات الطوارئ في الفندق.
أداء مهام أخرى كما يكلفه المشرف.
التفاعل مع العملاء والضيوف والشخصيات المهمة في الردهة. التأكد من رضا الضيوف عن خدمات الفندق وتقديم الحلول أو المساعدات الفورية.

المسؤوليات الإدارية

الاعتراف بجدول العمل اليومي وفحصه.
إجراء إحاطة يومية وتفصيلية لرؤساء الأقسام المعنية.
اقتراح واجب فعال لضمان كفاية القوى العاملة وفقًا لحجم العمل.
إنشاء تواصل ثنائي الاتجاه مع الأقسام ذات الصلة.
التواصل بفعالية مع الضيوف والمرؤوسين والمشرفين المباشرين ورؤساء الأقسام الآخرين.
إدارة الوقت بفعالية من خلال الالتزام بالمواعيد النهائية.
إدارة إجراءات الموظفين بشأن الطلبات والإجازات، والإجراءات التأديبية، والتقدير.
إكمال ميزانية الأرباح والنفقات الرأسمالية بفعالية وفي الوقت المناسب.
تحديد وحل المشكلات بطريقة احترافية.

المسؤوليات الفنية

معرفة وفهم الوصف الوظيفي لجميع المناصب في قسمه/قسمها ومعرفة الأقسام الأخرى.
معرفة وفهم السياسات المتعلقة بقسمه/قسمها والأقسام الأخرى.
التعرف على المنتجات عالية الجودة والعرض.
فحص وتحسين جميع معايير الخدمة التي وضعتها الشركة.
الإشراف على أنشطة الموظفين لزيادة الإيرادات وتقليل التكاليف.
تقديم المساعدة للموظفين عند الحاجة خلال فترات الذروة.
الحفاظ على معايير التجميل لجميع الأفراد.
الحفاظ على الطاقة والمياه في جميع الأوقات دون تقليل راحة الضيوف وكفاءة التنظيف.
إدارة النفايات من خلال تقليل وإعادة تدوير النفايات، وتغيير سلوك الموظفين لاستخدام جميع الموارد بعناية.

المسؤوليات التجارية

التواصل بفعالية مع الضيوف والعملاء والشركاء التجاريين والموظفين.
أن تكون بائعًا جيدًا للترويج لصورة الفندق وأعماله.
المشاركة في المشاريع أو الأنشطة المجتمعية من أجل تعزيز صورة الفندق والتعاون لتحسين العلاقة مع المجتمع.

مسؤوليات الموارد البشرية

توجيه وتقديم المشورة لجميع الموظفين عند الاقتضاء.
تقييم أداء الموظفين بموضوعية في مسؤولياته/مسؤولياتها.
تقديم التدريب لجميع الموظفين في قسمه/قسمها بانتظام.
تحفيز الموظفين على النمو داخل الشركة.
تطوير نفسه/نفسها ليكون مديرًا أفضل في جميع الأوقات.

العلاقات

الإبلاغ إلى مدير الغرف والعمل عن كثب مع رؤساء الأقسام الآخرين لضمان تقديم أقصى درجات رضا الضيوف.
توجيه والإشراف على أنشطة الأقسام المعنية.
التنسيق مع مدراء آخرين لضمان سير العمليات بسلاسة وجميع أنشطة الفندق.
التفاعل مع العملاء والضيوف والمسؤولين الحكوميين والموردين وغيرهم من الأفراد المهمين في المجتمع لتعزيز الفندق.
القدرة على التواصل مع الضيوف بفعالية وكفاءة.

أخرى

التعلم المستمر من خلال خطة التطوير الفردية الخاصة به/بها.
أي مهام أخرى قد يكلفه بها المشرف.

المسؤوليات

تمثيل علامة دوسيت وقيمها في جميع الأوقات. سنقوم بتأسيس العلاقات أولاً وقبل كل شيء وسنقدم تجربة استثنائية للضيوف ونعزز الكرم التايلاندي.

ثقافة الشركة

التواصل واحتضان ثقافة الشركة بالكامل (رؤيتنا، مهمتنا وقيمنا)، القيادة بالمثال ونشرها لجميع مرؤوسيك. - "فخور بالانتماء والمساهمة"

السرية

ضمان السرية والتخزين الآمن لجميع الملكية الفكرية وقواعد البيانات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية. الالتزام بسياسة الإنترنت والبريد الإلكتروني في دوسيت. ضمان الحفاظ على معلومات أو معاملات الفندق والعملاء والموظفين سرية خلال أو بعد التوظيف مع الشركة.

متطلبات الوظيفة

حد أدنى من التعليم هو درجة البكالوريوس في إدارة الفنادق أو تخصص ذي صلة.
حد أدنى من 8 سنوات من الخبرة في المكتب الأمامي في قدرة مماثلة، ويفضل في بيئة فئة 5 نجوم.
معرفة جيدة بعمليات المكتب الأمامي.
امتلاك مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية، كتابة وتحدثًا.
امتلاك سلوك مهني مع مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.