مشرف عقود المشتريات

هدف الوظيفة:

الإشراف المباشر على جميع الأنشطة المتعلقة بتنظيم عمليات الشراء وفق الخطط التشغيلية، ومراقبة جميع العمليات والخدمات المرتبطة بتقييم واختيار العقود مع الموردين المعتمدين، والحصول على العروض، وتنفيذ متطلبات الصفقة.

المسؤوليات الرئيسية:

• التخطيط التشغيلي: المشاركة في إعداد الخطط التشغيلية والبرامج التنفيذية لإدارة أنشطة الشراء، مع ضمان تحديد وترتيب أولويات احتياجات الشراء.
• الإشراف على العمليات اليومية: الإشراف على عمليات الشراء اليومية، بما في ذلك تقييم واختيار الموردين المعتمدين، طلب العروض، إصدار أوامر الشراء، ومراقبة استلام المشتريات لضمان مطابقة المواصفات والكميات في الوقت المناسب مع أفضل جودة وأقل تكلفة.
• تنسيق الموردين: ضمان اتصال وتنسيق فعالين مع الشركاء التجاريين الداخليين والخارجيين، وبناء قاعدة بيانات شاملة للموردين، وتقييم أسعارهم وأدائهم وجودة خدماتهم، وتقديم تقارير وتوصيات للإدارة العليا.
• التقارير والتحليل: إدارة التقارير والتحليل الفني لأنشطة المشتريات، ومراقبة التكاليف والأسعار، وتقديم تقارير للإدارة العليا مع مقترحات وتوصيات بناءً على التحليلات.
• التفاوض على العقود: إدارة المفاوضات والمناقشات، مراجعة العقود مع الموردين للمواد والخدمات، مع ضمان الامتثال للسياسات المعتمدة وتوفر الموارد اللازمة.
• عمليات العطاء: الإشراف على عمليات استلام العروض من مقدمي الخدمات، وتقييمها بالتنسيق مع وحدات أخرى، مع ضمان الامتثال للإجراءات المعتمدة.
• قاعدة بيانات الأسعار: بناء قاعدة بيانات لأسعار المواد المستهلكة بانتظام، وتحديد الموردين الرئيسيين، والحفاظ على ملفات شاملة عن عمليات الشراء.
• إدارة المناقصات: إعداد ومراجعة شروط ومعايير المناقصات، والمشاركة في لجان فتح المناقصات، وتحليل العروض، والتأكد من الامتثال للمتطلبات النظامية.
• التوثيق: إعداد مستندات وتقارير متخصصة ذات صلة بالمناقصات، وتقديم التوصيات والحلول المناسبة، وتخزينها في قاعدة البيانات ذات الصلة وفق السياسات المعتمدة.
• مهام إضافية: تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها المدير المباشر ضمن نطاق الاختصاص.