أخصائي مشتريات

1. ملخص الوظيفة:

يعمل أخصائي المشتريات على ضمان الشراء الفعال والموفر للتكاليف وفي الوقت المناسب لجميع السلع والخدمات غير القابلة للبيع الضرورية لتشغيل متاجرنا ومستودعاتنا ومكتبنا الرئيسي بسلاسة. هذه الوظيفة حاسمة لاستمرارية الأعمال، حيث تدعم جمالية المتاجر وإنتاجية الموظفين والبنية التحتية التشغيلية مع الالتزام بسياسات الشراء الصارمة والمعايير الأخلاقية والرقابة على الميزانية.

1. المسؤوليات الرئيسية:

التوريد الاستراتيجي وإدارة الموردين:

• تطوير وإدارة قائمة الموردين المفضلين لفئات العمليات (أثاث المتاجر، معدات المستودعات (مثل الرفوف، العربات، صناديق التحرك، إلخ.)، اللوازم المكتبية، الأجهزة، إلخ.
• إجراء أبحاث السوق، قيادة عمليات طلب العروض/طلب الاقتراحات، التفاوض على العقود، وتأسيس اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) لتأمين الجودة المثلى، والتكلفة، وشروط التسليم.
• بناء والحفاظ على علاقات قوية وأخلاقية مع الموردين الرئيسيين، وضمان الاعتمادية والأداء.
• مراجعة أداء الموردين بانتظام وتنفيذ استراتيجيات التحسين أو الخروج حسب الحاجة.

تنفيذ عملية الشراء:

• إدارة دورة الشراء من البداية إلى النهاية لجميع العناصر غير القابلة للبيع: من استلام الطلب، إصدار أوامر الشراء، تتبع الطلبات، إلى التسليم وتسوية الفواتير.
• ضمان توافق جميع المشتريات مع متطلبات الشركة والرقابة المالية.
• العمل بشكل وثيق مع جميع الأطراف المعنية لتوقع الاحتياجات لفتح المتاجر، والتجديدات، والتغييرات الموسمية، والتجديد الروتيني.
• تحديد الفرص لتوفير التكاليف، والتوحيد، والشراء بالجملة عبر شبكة التجزئة بشكل استباقي.

إدارة المخزون والميزانية:

• مراقبة والتحكم في مستويات المخزون من قطع الغيار التشغيلية الحرجة (مثل الإضاءة، أجزاء الدمى، مكونات الأثاث، إلخ.) في المستودع الرئيسي.
• التعاون مع فريق المالية لتتبع النفقات.
• تقديم تقارير واضحة حول مقاييس الشراء، والمدخرات المحققة، والنفقات القادمة.

التعاون والدعم مع الأطراف المعنية:

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع الأقسام بشأن شراء السلع والخدمات التشغيلية.
• تقديم المشورة لفرق تصميم المتاجر/التسويق المرئي حول المواصفات الفنية، وأوقات التسليم، وتكاليف الأثاث، والرفوف، إلخ.
• ضمان الحل السريع لأي مشاكل تتعلق بالجودة أو التسليم أو تركيب العناصر المشتراة.

الامتثال والاستدامة:

• ضمان التزام جميع أنشطة الشراء بسياسات الشركة، ومبادئ الشراء الأخلاقي، واللوائح القانونية ذات الصلة.

1. الفئات النموذجية من المسؤولية:

من بين أمور أخرى، إليك بعض المتطلبات غير القابلة للبيع المحتملة:

• معدات المتاجر: دمى، رفوف الملابس، طاولات العرض، أرفف، لافتات، شماعات، إضاءة، مرايا، آلات الدفع.
• معدات المستودعات: رفوف البالات، عربات، محطات التعبئة، آلات التسمية، معدات السلامة، لوازم التنظيف.
• المكتب والإدارة: أثاث المكاتب، القرطاسية، ملحقات تكنولوجيا المعلومات، لوازم المطبخ.
• المشاريع الرأسمالية: معدات لتجهيز المتاجر الجديدة أو ترقية المستودعات اللازمة.

1. المؤهلات والخبرة:

الأساسية:

• خبرة مثبتة (3+ سنوات) في وظيفة مشتريات أو شراء، ويفضل أن تكون في تجارة الأزياء، أو الضيافة، أو بيئة العمليات متعددة المواقع.
• فهم قوي لمبادئ الشراء، والتوريد الاستراتيجي، وإدارة العقود.
• مهارات تفاوض مثبتة مع سجل حافل في تحقيق المدخرات والتكاليف المضافة.
• مهارات تنظيم وتخطيط وحل المشكلات ممتازة.
• إجادة عالية في برامج الشراء مثل Dynamics 365 ومجموعة Microsoft Office (خاصة Excel).
• مهارات تواصل وإدارة الأطراف المعنية استثنائية.
• مستوى عالٍ من النزاهة والانتباه للتفاصيل.

المستحبة:

• خبرة في قطاع الأزياء أو تجارة نمط الحياة.
• معرفة بمبادئ تخطيط المتاجر أو التسويق المرئي.
• مؤهل مهني (مثل CIPS المستوى 3 أو أعلى) أو التقدم نحو واحد.

1. السمات الشخصية:

• عقلية استباقية وموجهة نحو الخدمة مع القدرة على توقع الاحتياجات التشغيلية.
• حل مشاكل عملي وموارد، مرتاح في بيئة سريعة.
• موجهة تجارياً مع قدرات عددية وتحليلية قوية.
• عضو فريق متعاون يمكنه بناء الثقة مع العملاء الداخليين والموردين الخارجيين.