مشرف مستندات أول

المسمى الوظيفي: مشرف مستندات أول

أ. وصف المشروع:

نُقدم خدماتنا كمُستشارين لمكتب إدارة البرنامج (PMO)

البرنامج عبارة عن تجديد حضري رئيسي في الرياض، يتميز بمنطقة مكتظة وذات بنية حضرية عالية.

البرنامج في الأساس تطوير «أحمر الأرض/براونفيلد» ويتضمن عددًا كبيرًا من المباني التراثية ذات القيمة التاريخية

فريق PMO لدينا مقر مع عميلنا ويعمل ضمن إطار فريق موحد

نحن ضمن اتفاق متعدد السنوات مع إمكانية التمديد

ب. المؤهلات الأكاديمية

• درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات أو إدارة السجلات، علم المكتبات والمعلومات، الهندسة، إدارة الأعمال، أو تخصص ذات صلة

• يُفضل وجود درجة ما بعد التخرج

• من الأفضل وجود شهادة مهنية ذات صلة في التحكم بالمستندات/إدارة المعلومات

ج. الخبرة العملية

• الحد الأدنى 10+ سنوات خبرة عملية في التحكم بالمستندات وإدارة المعرفة في بيئة سريعة وتنافسية داخل جهة تطوير، والعمل على مشاريع تطوير واسعة النطاق

• الخبرة في المملكة العربية السعودية/دول مجلس التعاون ضرورية

د. عوامل المعرفة الأساسية

• معرفة عملية بـ Aconex أو برامج مماثلة مرغوبة بشدة

  
  

• معرفة قوية بمعايير ووثائق التحكم بالمستندات وإجراءاتها وإدارة الإصدارات وأرشفتها

  
  

• الإتقان في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ومنصات التعاون (مثل CDEs، SharePoint أو ما يماثلها)

  
  

• فهم جيد لسياق التنظيم والحوكمة لمشروعات التطوير في المملكة

  
  

• الاطلاع على مراحل دورة حياة المشروع واحتياجات الوثائق عبر التصميم، المناقصات، الشراء، البناء والتسليم

  
  

• مهارات تواصل مكتوبة وشفوية ممتازة مع معرفة عملية ببيئات مكتب إدارة المشروع وأعضائه المتنوعين

  
  

هـ. مسؤوليات إدارة الفريق، إذا لزم الأمر

• قيادة إدارة البيانات والمستندات، بما في ذلك سجلها وتخزينها واسترجاعها والإشراف على جودة عمل الموظفين التابعين

  
  

• إشراف على موظفي التحكم بالمستندات وتنسيق أعباء العمل اليومية والأولويات

  
  

• تقديم الإرشاد والتدريب على الإجراءات والأنظمة ومتطلبات الجودة

  
  

• مراقبة أداء الفريق مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المتفق عليها وإبلاغ القيادة في PMO بأي مسائل

  
  

و. المسؤوليات والمهام الرئيسية

• تطوير وتنفيذ وصيانة إجراءات التحكم بالمستندات والتسميات وتدفقات العمل

  
  

• إدارة التهيئة والتشغيل اليومي لنظام إدارة المستندات الإلكترونية/بيئة البيانات المشتركة

  
  

• الإشراف على التسجيل، وفحص الجودة، والتوزيع، والتحكم في الإصدارات وأرشفة جميع وثائق المشروع ومراسلاته

  
  

• ضمان الامتثال لإجراءات التحكم بالمستندات من خلال فحوصات دورية ودعم التدقيقات الداخلية/الخارجية

  
  

• التصرف كنقطة الاتصال الرئيسية لشؤون التحكم بالمستندات وتوفير التدريب والدعم لفرق المشروع وأصحاب المصلحة

  
  

• دعم إدارة المعرفة من خلال الحفاظ على مستودعات منظمة والترويج لأفضل الممارسات في تبادل المعلومات

  
  

ز.Deliverables الرئيسية

• خطة ومقاعد وإجراءات تحكم بالمستندات وقوالب قياسية معتمدة

  
  

• نظام EDMS/CDE يعمل بالكامل وبوجود سجلات ووصلات مستندات دقيقة ومُحدّثة

  
  

• تقارير حالة التحكم بالمستندات الدورية ومؤشرات الأداء الرئيسية للأطراف المعنية بـ PMO والعميل

  
  

• أرشفة إلكترونية جاهزة للمراجعة ومهيأة وفق متطلبات الاحتفاظ والتتبع

  
  

• دليل المستخدم الأساسي ومواد التدريب على إجراءات وأنظمة التحكم بالمستندات