مسؤول إداري

نظرة عامة على الدور

سيقوم مسؤول المكتب بإدارة العمليات الإدارية اليومية، قوائم العقارات، العقود، وإجراءات الامتثال بينما يدعم الوسطاء والإدارة لضمان سير العمل بسلاسة عبر الشركة.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة القوائم ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM)

• رفع وإدارة القوائم على بروبرتي فايندر، بايوت، دبيزل والبوابات الأخرى
• الحفاظ على بيانات العقارات الدقيقة، الأسعار، التوافر والوسائط
• تحديث، إعادة تنشيط، وتحسين أداء القوائم
• التنسيق مع فريق التسويق للصور، الفيديوهات والمحتوى
• إدارة قاعدة بيانات نظام إدارة علاقات العملاء، توزيع العملاء والمتابعات

2. العقود والوثائق

• إعداد وإدارة النموذج A، B، F، مذكرة تفاهم، عقود الإيجار والملاحق
• التحقق من الوثائق من الملاك، المشترين والمستأجرين
• الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية والمادية
• تتبع تقدم الصفقة من الحجز إلى التحويل

3. الامتثال (RERA / DLD / AML / KYC)

• إجراء التحقق من KYC وجمع الوثائق
• إجراء فحص AML والاحتفاظ بالسجلات
• إعداد ملفات الامتثال للتدقيق
• ضمان أن وثائق المعاملات تتوافق مع لوائح DLD

4. عمليات المكتب

• تنسيق الأنشطة اليومية بين الوسطاء، العملاء والمطورين
• إدارة البريد الإلكتروني للشركة والاستفسارات
• جدولة الاجتماعات، المشاهدات والمتابعات
• إعداد التقارير للإدارة (العملاء، الصفقات، أداء القوائم)

5. التنسيق مع المطورين والعملاء

• التواصل مع المطورين بشأن التوافر، الأسعار ونماذج الحجز
• إعداد مستندات الحجز وتعليمات الدفع
• دعم الوسطاء خلال عملية الحجز والإغلاق

المتطلبات

• خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة العقارات في دبي
• معرفة قوية بأنظمة بروبرتي فايندر وبايوت
• إلمام بنماذج RERA وإجراءات المعاملات
• فهم لامتثال AML / KYC
• مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام
• مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية (العربية ميزة إضافية)
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحمل الضغط

ما نقدمه

• وظيفة مستقرة بدوام كامل
• بيئة عمل احترافية
• فرص للنمو المهني ضمن وكالة عقارية متنامية
• راتب تنافسي (حسب الخبرة) بالإضافة إلى تأشيرة وتأمين.