سكرتير إداري

الغرض من الوظيفة:

إدارة وتنظيم جميع الشؤون الإدارية للمكتب، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة من خلال التعامل الفعال مع المراسلات والملفات والعملاء والمتابعات الداخلية والخارجية - بما في ذلك المسؤوليات المتعلقة بتصاريح الإقامة والتراخيص التجارية والتجديدات.

المسؤوليات الرئيسية:

تنظيم وصيانة أنظمة الملفات المادية والإلكترونية لتسهيل الوصول.

استقبال ومساعدة الزوار والعملاء، والرد على استفساراتهم، وتوجيههم إلى القسم المناسب.

التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والمواعيد بكفاءة.

إعداد ومتابعة الرسائل الرسمية والتقارير الإدارية والمراسلات.

تنسيق الاجتماعات والجداول الزمنية بين الإدارة والموظفين والعملاء.

متابعة جميع الإجراءات الحكومية مثل تأشيرات الإقامة والتراخيص التجارية والتجديدات.

التواصل مع الكيانات الرسمية وشبه الرسمية كما هو موجه من قبل الإدارة.

إدارة مستلزمات المكتب وإعداد طلبات الشراء عند الحاجة.

إعداد وتنظيم جداول الحضور ومراقبة الامتثال الإداري.

التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان كفاءة سير العمل.

استقبال وتوزيع البريد والمراسلات اليومية.

تقديم الدعم الإداري الكامل للإدارة في جميع الأنشطة اليومية.

المؤهلات والخبرة:

• دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من سنتين من الخبرة كسكرتير أو إداري مكتب في الإمارات العربية المتحدة.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، أوتلوك).
• مهارات تنظيم وتنسيق واتصال قوية.
• القدرة على التعامل بشكل احترافي وسري مع العملاء والموظفين.
• إجادة اللغة العربية؛ ويفضل إتقان اللغة الإنجليزية.