مراقب أعمال

مدير أول – مراقبة الأعمال

الغرض ونطاق العمل:

• لضبط أعمال الشركة من خلال تحليل وتطوير وضمان إجراءات سلسة وموثوقة لتوسع أعمال الشركة من مجالات الدمج بين تكنولوجيا المعلومات، المحاسبة و اللوجستيات.

تقرير إلى: المدير العام الأول – قسم عمليات الأعمال

المسؤول عن: تكنولوجيا المعلومات، المحاسبة، اللوجستيات والدعم الإداري

المسؤوليات الأساسية / الواجبات:

الدعم الإداري:

• دعم الإدارة لاتخاذ القرار الصحيح في التوقيت المناسب من خلال توفير المعلومات اللازمة بالتنسيق مع جميع الأطراف المعنية (المحلية أو الخارجية).
• التعامل مع القضايا القانونية بالتعاون مع فريق المحاسبة وفريق الموارد البشرية كحلقة وصل.

اللوجستيات:

• التنسيق مع جميع الأطراف المعنية (اليابان/المصنع في مواقع مختلفة حول العالم/اللوجستيات/المشتري المعني ووكيل الشحن التابع له) لضمان عمليات شحن سلسة.
• التحكم في جميع عمليات الاعتماد المستندي المرتبطة من خلال ضمان استلام الاعتمادات وتأكيدها ومساءلة رسوم الاعتماد مع أعضاء الفريق.
• إدارة حد الائتمان O/A مع فريق المحاسبة بناءً على تحليل مصداقية العميل وتوفير الضمان المناسب ومراقبته من حين لآخر.
• متابعة الدفع لطلبات العملاء مع فريق المبيعات وتقديم تعليمات لإطلاق الشحنات بناءً على استلام الدفع / تسهيلات الائتمان والتأكد من أن جميع المعاملات التجارية تتم وفق إرشادات الشركة.
• إدخال جميع المعلومات ذات الصلة في التعليمات وفق استلام الدفع وطلب العميل ومتطلبات البلد.
• التأكد من إعداد بيان فواتير شهري لجميع عملاء O/A وإرساله للعملاء.
• تحليل إجراءات القسم والمراجعة الزمنية لضمان الأداء الفعال للفريق.
• توليد تقارير منتظمة / تقارير عشوائية في الوقت المناسب وفقًا لاحتياجات القسم / الرؤساء.
• إصدار إشعارات مدين عند الحاجة لاستكمال الشحنات.

المحاسبة:

• إدارة التقارير الشهرية والربعية (الميزانية الافتراضية، التسوية بين الأرصدة)، بعد الجمع والتحليل والتلخيص في النظام.
• مسؤول عن دفتر الأستاذ العام وتسوية الميزانية.
• مراجعة ومراقبة جميع طلبات الدفع لتصريح وآلية التصرف الصحيحة.
• إدارة قيد جميع الموافقات والمدفوعات في النظام والتأكد من إنجاز ذلك قبل إغلاق نهاية الشهر.
• إدارة العديد من مهام الإغلاق في نهاية الشهر والربع والسنة وتحضير أو تحميل تقارير مالية أخرى ذات صلة في النظام المحاسبي
• مراقبة مدفوعات حسابات التداول والتأكد من تنفيذ الإجراءات وفق موعد HQ's النهائي.
• تقديم الدعم أثناء التدقيق الداخلي والخارجي للشركة
• تسويات شهرية لمصاريف التجارة مع HQ (إن أمكن)
• المساعدة في استفسارات أقسام أخرى وحل المشكلات داخل الشركة.
• المتابعة مع العميل لاستلام جميع فواتير A/R والمتأخرات مع فريق المبيعات

تكنولوجيا المعلومات:

• تطوير وضمان الإجراءات مع توسيع أعمال الشركة
• دمج نظام لمعالجة مبادئ اللوجستيات والمحاسبة
• تقديم تقارير إدارة شهرية داخلياً وخارجياً
• إعداد وتقديم تقارير المبيعات الشهرية ونصف السنوية والحسابات
• مراقبة والسيطرة على الأصول في المكتب من خلال نظام منظم
• إدارة وصيانة تقارير المخزون/المخازن

المهارات وال مؤهلات المفضلة:

• قيادة عدة فرق في مجالات مختلفة.
• الدقة والاهتمام الكبير بالتفاصيل
• قدرة على التعامل مع الأعداد والمهارات الكمية
• القدرة على الالتزام بالجداول والمهل الزمنية
• الالتزام بالسياسات والإجراءات والتعليمات
• القدرة على الحفاظ على علاقات عمل جيدة مع الزملاء والعملاء الخارجيين
• القدرة على العمل كعضو فاعل في الفريق
• بكالوريوس في التجارة، المحاسبة أو شهادة أعلى

الخبرة المفضلة:

• خبرة مثبتة في مراقبة الأعمال ومحاسبة عليا
• معرفة شاملة بإجراءات ومبادئ المحاسبة الأساسية
• خبرة في وظائف دفتر الأستاذ العام وإغلاق نهاية الشهر/السنة
• مهارات ممتازة في استخدام برامج المحاسبة والإدارة
• خبرة مثبتة في التجارة والتمويل