مدير مكتب العميد

وصف الوظيفة:

سيكون عضوًا في الفريق الإداري العلوي، بما في ذلك مجموعة مكتب العميد وعضوًا غير رسمي في مجلس الكلية مع مسؤولية التخطيط وتوجيه الخدمات الإدارية والتشغيلية والدعم في CMHS وضمان توافق تقديم هذه الخدمات مع الأنشطة الأساسية للتعليم والبحث والرعاية السريرية. سيكون لديه إشراف على ضمان تنفيذ استراتيجية CMHS في جميع الجوانب، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، المالية والأعمال والمشتريات والموارد البشرية والتخطيط والبحث والتعليم والممارسة السريرية. سيكون له أيضًا دور التواصل مع DOIT والموارد البشرية والتمويل/العقارات. • توجيه إعداد وتقديم ميزانية التشغيل السنوية لـ CMHS. • مراقبة وتحليل أنماط إنفاق CMHS باستمرار ونصح الفريق الإداري العلوي لـ CMHS بفعالية إنفاق الميزانية في الوقت المناسب لمنع العجز/الفائض في نهاية العام. • ضمان وجود الأنظمة المحاسبية والميزانية المناسبة وأن CMHS يعمل ضمن الصلاحيات المالية الممنوحة له من قبل الجامعة. • إعداد وتنفيذ ومراقبة الأنظمة الخاصة بتوظيف والاحتفاظ بالهيئة التدريسية والموظفين. • ضمان تجديد عقود الهيئة التدريسية والموظفين بدقة وفي الوقت المناسب. • ضمان أن يتم onboarding/ offboarding للموظفين الجدد بطريقة احترافية. • توجيه إعداد وتقديم خطة توظيف الهيئة التدريسية والموظفين السنوية لـ CMHS. • ضمان أن يتم توظيف البدائل في الوقت المناسب. • ضمان استغلال برامج تطوير الموظفين التي تنظمها الموارد البشرية. • ضمان وجود الأنظمة المناسبة للموارد البشرية وأن السجلات الشخصية محفوظة للهيئة التدريسية والموظفين. الشراء • ضمان وجود الأنظمة المناسبة لطلب واستلام السلع والإمدادات. • مراقبة MSRs وأوامر الشراء لمنع أي تأخيرات. • ضمان معالجة جميع المناقصات والعقود وفقًا لقوانين الجامعة واللوائح القانونية. الخدمات المركزية والإدارة • ضمان وجود أنظمة لضمان الإدارة المكتبية الفعالة لـ CMHS. • الإشراف وضمان سير إجراءات وصول الموظفين الجدد بسلاسة وتقديم كل المساعدة لمساعدة الموظفين الجدد على الاستقرار في العين. • ضمان الحفاظ على مخزون من المساكن المناسبة للهيئة التدريسية والموظفين. • توجيه إعداد وتقديم خطة العمل الاستراتيجية لـ CMHS. • الإشراف على أنشطة الكلية الخارجية لضمان جذب انتباه وسائل الإعلام وزيادة الرؤية لـ CMHS. • الإشراف على موظفي مكتب العميد الإداريين لضمان إنجاز العمل بدقة وبطريقة احترافية وفي الوقت المحدد. المرافق • ضمان الحفاظ على الأراضي والمباني والمواد والمعدات في CMHS وفقًا للمعايير المناسبة. • ضمان وجود الأنظمة اللازمة المتعلقة بالصحة والسلامة والأمن. أخرى • الإشراف أو التنسيق أو الدعم حسب الحاجة لعمليات اعتماد البرامج وتطوير المناهج وزيارات المواقع ومراجعة تقارير الدراسة الذاتية وتقديم البيانات إلى MOHESR وOIE. • تنسيق تطوير خطة الكلية الاستراتيجية، وخطة العمل، والتقارير السنوية، وخطة إدارة المخاطر، وغيرها من التقارير الاستراتيجية الرئيسية. • مراجعة وتنسيق المراجعة الدورية لسياسات الكلية والحوكمة والدليل التشغيلي وغيرها من الوثائق التشغيلية، إلخ. • ضمان تحديث موقع الكلية بمحتوى ذي صلة. • ضمان تحديث كتيبات الترويج للكلية والبرنامج. • إعداد خطب العميد والتواصل حسب الطلب. • مهام أخرى كما هو مطلوب. المهام المتخصصة • التخطيط الاستراتيجي • التحكم المالي/الميزانية • تقييم الأداء • إدارة المرافق • مكافآت وتقدير الموظفين • الاحتفاظ بالموظفين • الامتثال للسياسات • تطوير السياسات والتوثيق • تقارير أسبوعية وشهرية.

المؤهلات الدنيا:

• درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو المالية أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة. • دكتوراه في القيادة التعليمية أو إدارة الأعمال أو إدارة الصحة أو إدارة التعليم أو مجال ذي صلة. • 15+ سنة من الخبرة المتزايدة في الإدارة الأكاديمية، ويفضل أن تكون داخل مؤسسة طبية أو علوم صحية. • خلفية قوية في إدارة التعليم العالي، بما في ذلك الموارد البشرية والمالية والميزنة والاستراتيجية وإدارة المخاطر وتطوير السياسات والبرامج وإدارة المشاريع والتحول الرقمي. • معرفة بأطر الاعتماد ومتطلبات الامتثال. • فهم شامل لممارسات الحوكمة والإدارة في التعليم العالي الغربي، مع خبرة مثبتة في تطبيق هذه المعايير ضمن بيئة أكاديمية. • يجب أن تتضمن الخبرة العمل كمدير خط مباشر للموظفين. • يفضل أن تكون لديه خبرة في بيئة أكاديمية/طبية.

الخبرة/المهارات:

• التخطيط الاستراتيجي • مهارات التحليل المالي • مهارات الإحصاء (SPSS) • البرمجة (MySQL، Visual Basic أو مشابه) • تصميم قواعد البيانات (MS Access أو مشابه) • مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة • إتقان الحاسوب (Excel المتقدم، Word، PowerPoint، InDesign ومستخدم Access) • القدرة على التعامل مع ضغط العمل بنجاح • إتقان اللغة الإنجليزية ومعرفة اللغة العربية ميزة. القيادة: توفير نموذج دور، تدريب وتوجيه الموظفين، توجيه المساهمات في المبادرات والعمليات الخاصة بالكلية. التواصل الفعال: التواصل وتبادل المعلومات بفعالية مع أصحاب المصلحة. فعالية الثقافة: فهم وتقدير ثقافة وخلفيات جميع الموظفين. التفكير النقدي والتقييم: تحليل وتفسير المعلومات لاتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. إدارة العلاقات: التفاعل بفعالية لتقديم مستوى دعم وخدمة عالي يلبي احتياجات عملائنا ويساعد في تحقيق أهداف الجامعة على المدى القصير والطويل.

المؤهلات المفضلة:

كما هو مذكور أعلاه.