مراقب الوثائق

الوصف العام للدور والمسؤوليات:

• تنفيذ وصيانة عمليات وإجراءات التحكم في الوثائق. إدارة تدفق الوثائق إما في شكل إلكتروني، في المراسلات الإلكترونية أو على الورق، مع ضمان إصدار الوثائق بالشكل المناسب مع المرسلين المناسبين، داخليًا وخارجيًا، وأرشفتها بحيث يمكن استرجاعها بسهولة في المستقبل.
• معالجة الوثائق الواردة، بما في ذلك التسجيل في نظام المراسلات الإلكترونية، والتوزيع الداخلي، والمتابعة والأرشفة.
• معالجة الوثائق الصادرة، بما في ذلك إرسال نسخ إلكترونية أو ورقية إلى شركات النفط الدولية، والمساهمين، والموردين، وأطراف ثالثة أخرى.
• ضمان توزيع النسخ المعتمدة من الوثائق النهائية داخليًا وخارجيًا على المعنيين.
• تنفيذ الأنشطة العامة للتحكم في الوثائق مثل النسخ، والمسح الضوئي، والترقيم وجميع الجوانب الأخرى المتعلقة بجودة الوثائق.
• المساعدة في إعداد وتجميع وإصدار التقارير وتعليقات العملاء حسب الحاجة.
• مراقبة مراجعات الوثائق الفنية والموافقات وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه حسب الحاجة.
• ضمان الاستخدام السليم للنماذج والقوالب الموحدة. متابعة النماذج المتداولة الصادرة للمعلومات أو التوقيع، وتتبع وتخزين جميع الاتصالات والموافقات من المساهمين.
• ضمان والحفاظ على سرية صارمة لجميع المعلومات والوثائق والمراسلات المتعلقة بالعمل.
• استلام ومعالجة الفواتير من الموردين، والتواصل مع التخطيط والمالية والمتابعة بشأن الدفع.
• تغطية أي مجالات تشغيلية عند الحاجة دون التأثير على عمليات الأعمال.
• تنفيذ السياسات والعمليات والأنظمة والمعايير والإجراءات المعتمدة للقسم لدعم تنفيذ برامج العمل الخاصة بالقسم بما يتماشى مع معايير الشركة والدولية.
• الامتثال لجميع التشريعات واللوائح القانونية المعمول بها.
• تخطيط، وإشراف، وتنسيق جميع الأنشطة في المنطقة المعينة لتحقيق الأهداف الوظيفية.
• تدريب وتطوير الموظفين المعينين على المهارات ذات الصلة ليصبحوا بارعين في العمل وتحقيق الأهداف التجارية المعنية.
• تنبيه أعضاء الفريق الآخرين إلى قضايا الجودة والمخاطر.
• تقييم الأداء الشخصي وتحمل المسؤولية عن الأفعال الشخصية، سواء بشكل مباشر أو تحت الإشراف.
• المساهمة في فعالية الفريق من خلال التفكير في الأنشطة الشخصية وأنشطة الفريق وتقديم اقتراحات حول طرق تحسين وتعزيز أداء الفريق.
• العمل بفعالية مع الأفراد في أماكن أخرى.
• إعلام أنفسهم بالسياسات واللوائح والإجراءات المتعلقة بالجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية الموجودة داخل هيل إنترناشيونال، وضمان الامتثال المستمر لهذه المتطلبات أثناء العمل لدى هيل.
• أداء مهام أخرى كما هو موكل من قبل المدير المباشر/المشرف.