مدير الفعاليات

فرصة #355

العميل:

وكالة اتصالات حية، تقدم خدمات متكاملة تمكّن التميز في الإعلان، الفعاليات، العلاقات العامة، ووسائل الإعلام الرقمية والاجتماعية. يعملون على حملات مذهلة مع شركات حكومية وخاصة بارزة على مستوى العالم.

الغرض من الوظيفة:

تحت إشراف المدير العام وكجزء من وكالتنا الإعلانية، ستكون مسؤولاً عن تقديم المشورة لفريق الفعاليات حول الاستراتيجية الخاصة بفعاليات الشركة، مع ضمان تقديم فعّال وكفء، مع الحفاظ على الجودة والمعايير المطلوبة. ستوفر وتدير حلول إدارة الفعاليات من البداية إلى النهاية، بدءًا من البحث، اختيار وتأمين مواقع متعددة، إلى إدارة ومتطلبات تقديم الطعام، بالإضافة إلى إدارة جميع الدعم الفني ومتطلبات الرعاة.

المسؤوليات الرئيسية:

• دعم جميع إطلاقات الفعاليات وتقديم صورة الشركة/الاتصالات في جميع الأوقات.
• التنسيق مع فريق العلاقات العامة والإبداع لضمان أن العمل الإبداعي (مثل لافتات الفعاليات) في الجدول الزمني ويتم تسليمه في الوقت المحدد.
• إدارة العملاء والموردين من الأطراف الثالثة لضمان إعداد الفعالية بشكل صحيح وفقًا للملخص والمعايير.
• التنسيق مع فريق المبيعات لتصميم المواد التسويقية للشركة.
• تحمل المسؤولية عن التحقق من دقة عمليات الفعالية.
• تخطيط وتنظيم الفعاليات من العمليات إلى التنفيذ وأنشطة ما بعد الفعالية، وإلهام أعضاء الفريق الصغار وتوجيه تطويرهم.
• إعداد الفواتير، التقارير، المذكرات، الرسائل، البيانات المالية، وغيرها من الوثائق، باستخدام برامج معالجة الكلمات، جداول البيانات، قواعد البيانات، أو برامج العروض التقديمية.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه المكالمات إلى الأطراف المعنية أو أخذ الرسائل.
• إجراء الأبحاث، تجميع البيانات، وإعداد الأوراق للنظر فيها وتقديمها من قبل التنفيذيين، اللجان، ومجالس الإدارة.
• حضور الاجتماعات لتدوين المحاضر.
• قراءة وتحليل المذكرات، التقديمات، والتقارير الواردة لتحديد أهميتها وتخطيط توزيعها.
• أداء المهام العامة للمكتب، مثل طلب المستلزمات، الحفاظ على أنظمة إدارة السجلات، وأداء الأعمال المحاسبية الأساسية.
• فتح، فرز، وتوزيع المراسلات الواردة.

المؤهلات:

• شهادة بكاليوس في مجال ذي صلة بالأعمال.
• مدير فعاليات مع خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل كمدير فعاليات في بيئة إعلامية سريعة في الإمارات العربية المتحدة.
• سنتان من الخبرة في بيئة مكتبية مزدحمة.
• خبير في برامج مايكروسوفت أوفيس بما في ذلك وورد، إكسل، أوتلوك، وباوربوينت.
• القدرة على صياغة رسائل الشركة، والبريد الإلكتروني، والمذكرات.