سكرتير تنفيذي

المسؤوليات الأساسية

1. الدعم التنفيذي

• إدارة مكتب المدير العام التنفيذي وعمليات اليومية.
• تصنيف وجدول أولويات جدول المدير العام اليومي للتركيز على المهام ذات القيمة العالية.
• صياغة وتحضير المراسلات الرسمية والقرارات الإدارية والتقارير التنفيذية.
• المتابعة مع توجيهات المدير العام وضمان التنفيذ في الوقت المحدد من قبل الأقسام المعنية.
• الحفاظ على أرشفة جميع الوثائق السرية والسجلات الإدارية.
• تحضير موجز تنفيذي قبل الاجتماعات المهمة، مع تلخيص البيانات الرئيسية والمخاطر والفرص.

2. التنسيق بين الأقسام والهندسة

• القيام بدور الواجهة الرئيسية بين المدير العام وجميع الأقسام.
• التنسيق مع: مهندسي المشروع والمكاتب الفنية
• مديري المشاريع والمواقع
• مراقبة تقدم المشروع والتحديات والملاحظات الأساسية وتقديم ملخصات تنفيذية للإدارة العليا.
• ضمان تواصل سلس وواضح بين الإدارة العليا والفِرق الفنية.

3. إدارة الاجتماعات التنفيذية

• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات الإدارية والفنية رفيعة المستوى.
• تنظيم وإدارة: اجتماعات الإدارة العليا، اجتماعات المتابعة للمشاريع، اجتماعات التنسيق مع المستشارين والشركاء (عند الحاجة).
• تدوين محاضر دقيقة واحترافية للاجتماعات.
• تتبع القرارات والمتابعة على بنود العمل حتى الإغلاق.

4. المتابعة الإدارية والتقارير

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة وتوزيعها حسب الأولوية والمسؤولية.
• إعداد تقارير دورية للإدارة العليا (أسبوعيًا، شهريًا، أو حسب الطلب).
• مراقبة الموافقات والتوقيعات والالتزامات الإدارية.
• دعم إعداد العروض التنفيذية وتقارير المشاريع.
• تطوير لوحات معلومات المشروع لمتابعة التقدم والمخاطر والميزانيات والجداول الزمنية.

5. دعم اتخاذ القرار الاستراتيجي

• تلخيص البيانات والتحديثات الرئيسية لتسهيل اتخاذ القرار الإداري والفني.
• متابعة KPIs المشاريع بالتنسيق مع الأقسام الفنية والمالية.
• إبراز المخاطر والتأخيرات أو الانحرافات لإطلاع الإدارة العليا.

6. المشاريع الخاصة والمهام التنفيذية

• مراقبة المشاريع الخاصة المعتمدة من الإدارة العليا مثل الفعاليات، زيارات الحكومة أو المستشارين، أو مبادرات تحسين العمليات.
• التنسيق مع الأقسام لضمان التنفيذ في الوقت المناسب وبجودة عالية.

7. إدارة العقود والوثائق الحساسة

• متابعة النسخ النهائية من العقود والوثائق القانونية أو الفنية الرئيسية.
• التنسيق مع قسم القانون والمشتريات لضمان الإكتمال قبل التقديم للمدير العام.

8. التواصل مع الجهات الخارجية

• تمثيل المدير العام عند التواصل مع المقاولين والاستشاريين والمستثمرين والشركاء الاستراتيجيين.
• صياغة مراسلات رسمية بالإنجليزية والعربية.
• مراقبة الالتزام بالتعهدات والاتصالات الرسمية.

9. التنسيق بالموارد البشرية والتدريب (محدود)

• تنسيق ورش العمل واجتماعات متعلقة بالموظفين بالتعاون مع الموارد البشرية.
• لا تُدار وظائف الموارد البشرية مباشرة.

10. تنظيم الفعاليات التنفيذية والاجتماعات عالية المستوى

• تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة خارج الموقع، وورش القيادة، والزيارات لرؤساء الوفود.
• متابعة نتائج الاجتماعات وضمان وجود المستندات الرسمية.

11. الحوكمة والامتثال

• الامتثال الكامل لسياسات الشركة وإجراءاتها الإدارية.
• الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات.
• دعم التدقيقات الداخلية والخارجية عند المطلوب.
• الالتزام بسياسات عدم التمييز ومبادئ الفرص المتكافئة وأخلاقيات الشركة وفقًا لمعايير ILO وأفضل ممارسات الحوكمة.

المؤهلات والمتطلبات

التعليم

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الأمانة التنفيذية أو مجال ذي صلة.

الخبرة

• 3-5 سنوات كحد أدنى كمساعدة تنفيذية، أمين عام، أو دعم إداري رفيع المستوى.
• يفضل خبرة في شركات تعاقدية كبيرة أو منظمات قائمة على المشاريع.

متطلبات اللغة

• بطلاقة في الإنجليزية (قراءة، كتابة، تحدث) – إلزامي
• إتقان اللغة العربية ميزة في التواصل مع أصحاب المصالح المحليين.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة.
• قدرة قوية على التنسيق بين العديد من أصحاب المصالح والأقسام.
• مهارات اتصال كتابي وشفهي احترافية بالإنجليزية (إلزامي) وبالعربية.
• الإلمام بـ MS Office وOutlook.
• القدرة على العمل تحت الضغط في بيئات مشاريع سريعة الوتيرة.
• مستوى عال من الانضباط والسرية والمهنية.