أمين تنفيذي

وصف الوظيفة

سيتم إعطاء الأفضلية لمن لديهم خبرة في شركات المقاولات.

تقديم دعم إداري وتنفيذي رفيع المستوى للمدير العام (شركة مقاولات)، مع ضمان التنسيق الفعال بين الأقسام، فرق الهندسة، والإدارة العليا. تساهم هذه الوظيفة في:

تعزيز سرعة ودقة اتخاذ القرار.

مراقبة المشاريع والمهام التنفيذية بكفاءة.

ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وسياسات الشركة.

تعزيز الحوكمة المؤسسية والانضباط التشغيلي.

خطوط التقارير

التقارير مباشرة إلى: المدير العام

التواصل الوثيق مع:

رؤساء الأقسام

مديري المشاريع

المهندسين وفرق الموقع

قسم المالية

المهارات

المسؤوليات الرئيسية

1. الدعم التنفيذي

إدارة المكتب التنفيذي للمدير العام والعمليات اليومية.

تصفية وترتيب جدول أعمال المدير العام اليومي للتركيز على المهام ذات القيمة العالية.

إعداد وصياغة المراسلات الرسمية، الرسائل، القرارات الإدارية، والتقارير التنفيذية.

متابعة توجيهات المدير العام وضمان التنفيذ في الوقت المناسب من قبل الأقسام المعنية.

الحفاظ على أرشفة جميع الوثائق السرية والسجلات الإدارية.

إعداد ملخصات تنفيذية قبل الاجتماعات الهامة، تلخيص البيانات الرئيسية، المخاطر، والفرص.

2. التنسيق بين الأقسام والهندسة

تكون حلقة الوصل الرئيسية بين المدير العام وجميع الأقسام.

التنسيق مع:

المهندسين الفنيين والمكاتب الفنية

مديري المشاريع والمواقع

مراقبة تقدم المشاريع، التحديات، والملاحظات الرئيسية، وتقديم ملخصات تنفيذية للإدارة العليا.

ضمان التواصل السلس والواضح بين الإدارة العليا والفرق الفنية.

3. إدارة الاجتماعات التنفيذية

إعداد جداول الأعمال للاجتماعات الإدارية والتقنية على مستوى عالٍ.

تنظيم وإدارة:

اجتماعات الإدارة العليا

اجتماعات متابعة المشاريع

اجتماعات التنسيق مع الاستشاريين والشركاء (عند الحاجة)

تدوين محاضر الاجتماعات بدقة واحترافية.

متابعة القرارات ومتابعة عناصر العمل حتى الإغلاق.

4. المتابعة الإدارية والتقارير

إدارة المراسلات الواردة والصادرة، وتوزيعها وفقًا للأولوية والمسؤولية.

إعداد تقارير دورية للإدارة العليا (أسبوعية، شهرية، أو حسب الطلب).

مراقبة الموافقات، التوقيعات، والالتزامات الإدارية.

دعم إعداد العروض التقديمية التنفيذية والتقارير المتعلقة بالمشاريع.

تطوير لوحات معلومات المشاريع لمتابعة التقدم، المخاطر، الميزانيات، والجداول الزمنية.

5. دعم اتخاذ القرار الاستراتيجي

تلخيص البيانات الرئيسية والتحديثات لتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية والتقنية.

متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع بالتنسيق مع الأقسام الفنية والمالية.

تسليط الضوء على المخاطر، التأخيرات، أو الانحرافات لزيادة وعي الإدارة العليا.

6. المشاريع الخاصة والمهام التنفيذية

مراقبة المشاريع الخاصة المعينة من قبل الإدارة العليا، مثل الفعاليات، زيارات الحكومة أو الاستشاريين، أو مبادرات تحسين العمليات.

التنسيق مع الأقسام لضمان التنفيذ في الوقت المناسب وبجودة عالية.

7. إدارة العقود والوثائق الحساسة

متابعة النسخ النهائية للعقود والمستندات القانونية أو الفنية الرئيسية.

التنسيق مع الأقسام القانونية والمشتريات لضمان الاكتمال قبل التقديم للمدير العام.

8. التواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين

تمثيل المدير العام عند التواصل مع المقاولين، الاستشاريين، المستثمرين، والشركاء الاستراتيجيين.

صياغة المراسلات الرسمية باللغة الإنجليزية والعربية.

مراقبة الالتزام بالالتزامات والتواصلات الرسمية.

9. تنسيق الموارد البشرية/التدريب (محدود)

تنسيق ورش العمل أو الاجتماعات المتعلقة بالموظفين بالتعاون مع قسم الموارد البشرية.

لا يدير وظائف الموارد البشرية مباشرة.

10. تنظيم الفعاليات التنفيذية والاجتماعات عالية المستوى

تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة، ورش العمل القيادية، وزيارات الشخصيات المهمة.

متابعة نتائج الاجتماعات وضمان الوثائق الرسمية.

11. الحوكمة والامتثال

الامتثال الكامل لسياسات الشركة وإجراءاتها الإدارية.

الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات.

دعم التدقيقات الداخلية والخارجية عند الحاجة.

الالتزام بـ:

سياسات عدم التمييز

مبادئ تكافؤ الفرص

أخلاقيات الشركات

وفقًا لمعايير منظمة العمل الدولية وأفضل ممارسات الحوكمة المؤسسية.

المؤهلات والمتطلبات

التعليم

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الأمانة التنفيذية، أو مجال ذي صلة.

الخبرة

خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات كمسؤول تنفيذي، أمين تنفيذي، أو دعم إداري رفيع المستوى.

يفضل أن تكون لديك خبرة في شركات المقاولات الكبيرة أو المنظمات المعتمدة على المشاريع.

متطلبات اللغة

إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة، كتابة، تحدث) - إلزامي

إجادة اللغة العربية تعتبر ميزة للتواصل مع أصحاب المصلحة المحليين.