سكرتير تنفيذي

فرصة #358

العميل:

تبحث شركة تكنولوجيا ضخمة على حافة إنشاء تكنولوجيا يومية تسهل حياة الأفراد والشركات عن سكرتير تنفيذي.

المسؤوليات:

• الحفاظ على جدول أعمال التنفيذيين والمساعدة في تخطيط المواعيد، واجتماعات مجلس الإدارة، والمؤتمرات، إلخ.
• حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر
• استقبال المكالمات الهاتفية وتصفيتها وإعادة توجيهها عند الاقتضاء
• التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود، إلخ) وإعطائها الأولوية
• تنظيم ترتيبات السفر للتنفيذيين
• التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها آمنة
• إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة
• مراقبة مستلزمات المكتب والتفاوض مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة
• الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
• إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف

المتطلبات:

• خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مشابه
• إجادة اللغة الإنجليزية والروسية، ويفضل العربية.
• إجادة استخدام برامج MS Office وبرامج "الخلفية" (مثل ERP)
• معرفة عميقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المصطلحات الفنية للصناعة ذات الصلة
• الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات التقرير
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة
• قدرات تواصل وتفاوض بارزة
• النزاهة والسرية
• درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة