مدير مكتب / مسؤول استقبال

نحن نبحث عن مدير مكتب متحمس / مسؤول استقبال للانضمام إلى فريقنا النابض بالحياة في دبي. في هذه الوظيفة، ستكون في قلب عمليات مكتبنا، مسؤولاً عن ضمان سير مكتب الاستقبال بسلاسة وكفاءة. بصفتك نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار، ستلعب دورًا حاسمًا في تشكيل تجربتهم مع شركتنا. ستحدد احترافيتك وودك نبرة جميع التفاعلات، مما يعكس التزامنا بتقديم خدمة استثنائية.

تقدم هذه الوظيفة فرصة مثيرة للنمو المهني ضمن بيئة داعمة. نحن نقدر تطوير أعضاء فريقنا ونوفر التدريب المستمر والموارد لتعزيز مهاراتك. سيكون لديك الفرصة لتعلم وظائف إدارية متنوعة والمساهمة في النجاح العام لمكتبنا. لن تقتصر وظيفتك على إدارة مهام مكتب الاستقبال، بل ستدعم أيضًا أقسامًا مختلفة، مما سيمكنك من الحصول على فهم شامل لعملياتنا وتقدم مسيرتك المهنية.

بصفتك مدير مكتب، ستتعاون عن كثب مع زملائك لتعزيز ثقافة فريق إيجابية. ستكون مهاراتك التنظيمية ضرورية في إدارة المهام اليومية بكفاءة، من جدولة المواعيد إلى الحفاظ على مستلزمات المكتب. نحن نؤمن بتعزيز بيئة تعاونية حيث يتم تقدير مساهمة كل عضو في الفريق، وستساعد مساهماتك في تشكيل مستقبل عمليات مكتبنا. كن جزءًا من فريق يركز على النمو والعمل الجماعي والتميز.

المسؤوليات:

1. إدارة الاستقبال ومكتب الاستقبال، وضمان أجواء احترافية وترحيبية لجميع الزوار والعملاء أثناء إدارة الاستفسارات وتوجيهها بشكل مناسب.
2. تقديم الدعم الإداري وتنسيق المكتب، بما في ذلك الحفاظ على الجداول الزمنية، وتنظيم الاجتماعات، وتسهيل التواصل بين الأقسام لتعزيز سير العمل.
3. المساعدة في وظائف الموارد البشرية، بما في ذلك توثيق الموظفين ودعم عملية الانضمام، لضمان انتقال سلس للموظفين الجدد إلى الشركة.
4. إدارة المكالمات الواردة والمراسلات بشكل فعال، باستخدام أدوات الاتصال لضمان استجابة دقيقة وفي الوقت المناسب للاستفسارات من العملاء والموظفين.
5. الحفاظ على منطقة مكتب الاستقبال وبيئة المكتب منظمة، وإدارة المستلزمات والمعدات لضمان توفر كل شيء للاستخدام اليومي.
6. إعداد التقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة، باستخدام أدوات البرمجيات لتجميع المعلومات بدقة للمساهمين الداخليين والخارجيين.
7. تنفيذ وصيانة أنظمة الملفات، وضمان تنظيم الوثائق الإلكترونية والورقية وسهولة الوصول إليها لأعضاء الفريق.
8. دعم المشاريع والمبادرات الخاصة من خلال التعاون مع أعضاء الفريق، مما يظهر قدرتك على العمل عبر الوظائف والمساهمة في الأهداف الاستراتيجية.
9. استخدام خبرتك السابقة في صناعة السفر لتعزيز تفاعلات العملاء وتقديم دعم مخصص للعملاء في هذا القطاع، إذا كان ذلك مناسبًا.