مدير العمليات والمكتب الخلفي

الوصف

في هذه الوظيفة، سيتم تحمل المسؤولية الكاملة عن العمليات اليومية، وتنسيق اللوجستيات، وتتبع الشؤون المالية الداخلية عبر كيانات متعددة، بما في ذلك معرض فني، وذراع لوجستية، وأنشطة قائمة على المشاريع. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاستقلالية والدقة والمتابعة القوية، بالإضافة إلى القدرة على العمل بثقة في بيئة سريعة الوتيرة مع الحد الأدنى من الإشراف. بينما يتم الاستعانة بمصادر خارجية للوظائف المحاسبية مثل تقديم ضريبة القيمة المضافة والامتثال القانوني، فإن هذه الوظيفة مسؤولة عن جميع تتبع الشؤون المالية الداخلية والتنسيق.

الدور والمسؤوليات:

الدعم التنفيذي والعمليات

• العمل كالدعم التشغيلي الرئيسي للمؤسس
• تتبع الأولويات والمهام والمواعيد النهائية عبر كيانات متعددة
• إعداد تحديثات تشغيلية يومية وأسبوعية منظمة
• ضمان إتمام جميع المتابعات دون تذكيرات

المكتب الخلفي والمالية (العمليات الداخلية)

• التنسيق مع المالية لإعداد وإصدار فواتير متوافقة مع ضريبة القيمة المضافة
• تتبع المستحقات والمتابعة بشأن المدفوعات المتأخرة
• الحفاظ على سجلات النفقات وإدارة تحميلات البنك
• تتبع النقدية الصغيرة ودعم متابعة التدفق النقدي
• إعداد حزم بيانات شهرية للمحاسبين الخارجيين
• تتبع بيانات الحسابات، والعقود، والتجديدات، وجداول المدفوعات
• ضمان اكتمال الوثائق الخاصة بالعملاء، بما في ذلك جمع رقم التسجيل الضريبي للامتثال لضريبة القيمة المضافة

تنسيق اللوجستيات والعمليات

• تنسيق عمليات الاستلام، والتسليم، والتخزين، والتركيبات، والمرتجعات
• إعداد والتحقق من الوثائق للشحنات، والإيجارات، والطرود، والمرتجعات
• تتبع الأنشطة اللوجستية حتى تأكيد الاستلام
• التواصل مع السائقين، والمعالجين، والمخازن، والمعارض، والموردين، والعملاء
• التحقق من قوائم الأعمال الفنية، والتعليمات، والوثائق قبل الشحن

تنسيق الموظفين والمهام

• توزيع مهام الموظفين بوضوح، مسبقًا، مع تأكيد
• تتبع تنفيذ وإكمال المهام المعينة
• تصعيد التأخيرات أو المخاطر أو العوائق بشكل استباقي

التنظيم والسيطرة

• الحفاظ على هياكل مجلدات نظيفة والتحكم في النسخ عبر الكيانات
• ضمان دقة الوثائق قبل أي إجراء يواجه العملاء
• تحديد وإبلاغ المخاطر التشغيلية أو المالية مبكرًا