منسق عمليات

عن أكاديمية MindFlow:

تعد أكاديمية MindFlow مزودًا للتدريب والتعليم الأنيق يقدم تعلّمًا عمليًا يتدفق إلى تأثير فعلي في مكان العمل. نتعاون مع عملاء من القطاعين المؤسسي والتجاري لتصميم وتقديم برامج عالية الجودة مركزة على النتائج تترجم التعلم إلى نتائج قابلة للقياس.

الغرض من الوظيفة:

منسق العمليات مسؤول عن دعم تأسيس وتشغيل MindFlow Academy من خلال إدارة الأنشطة الإدارية والتشغيلية والتنسيقية. يلعب الدور دورًا حاسمًا في ضمان تنفيذ أنشطة إعداد الأعمال والتنسيق مع البائعين وعمليات التدريب والعمليات الداخلية بدقة وكفاءة وفي الوقت المحدد.

المسؤوليات الأساسية:

تشغيل الأعمال ودعم الإعداد

• دعم تأسيس سير العمل الإشرافي والأنظمة والوثائق خلال مرحلة إعداد الأعمال
• التنسيق مع البائعين الخارجيين ومقدمي الخدمات للحصول على عروض الأسعار، إدارة الوثائق، والمتابعة حتى التسليم
• دعم التنسيق المتعلق بالتراخيص والتسجيلات والموافقات والوثائق التجارية المطلوبة
• الحفاظ على سجلات منظمة لاتفاقيات البائعين وعروض الأسعار والوثائق التشغيلية
• تتبع الجداول التشغيلية وتحديد المخاطر أو التأخيرات بشكل مبكر

تشغيل التدريب والتنسيق

• تنسيق جداول التدريب والتقويمات والمواقع واللوجستيات
• التواصل مع المدربين والمتخصصين بخصوص التوفر والمواد ومتطلبات الجلسة
• ضمان جاهزية العمليات للجلسات التدريبية بما في ذلك المواد والتقنية واللوجستيات
• الحفاظ على سجلات دقيقة للجلسات والتدريب والمشاركين والحضور
• إعداد وإصدار شهادات التدريب في الوقت المحدد وبطريقة دقيقة
• إدارة الأنشطة اللاحقة للجلسة بما في ذلك التوثيق وجمع التغذية الراجعة وتحديث السجلات
• الحفاظ على تقويم تدريبي مركزي وتتبع توفر المدرب لتجنب تعارضات الجدول

الدعم التجاري والإداري

• إعداد وإدارة المقترحات والعقود والوثائق ذات الصلة باستخدام القوالب المعتمدة
• الحفاظ على التحكم في الإصدارات ومستودعات منظمة للوثائق التجارية
• إدارة عمليات الفوترة، بما في ذلك إعداد الفواتير والمتابعة مع العملاء
• تتبع حالة المقترحات والمتابعة فيما يخص الوثائق أو الموافقات
• دعم عمليات الفوترة والمتابعة في السداد بالتنسيق مع القيادة

التنسيق مع البائعين وأصحاب المصالح

• العمل كنقطة تنسيق للبائعين والمدربين والشركاء في المسائل التشغيلية والإدارية
• تتبع نتائج البائعين والجداول الزمنية والمتابعة عند الحاجة
• الحفاظ على قوائم الاتصال وسجلات البائعين محدثة
• تصعيد القضايا المتعلقة بالتسليم أو الأداء إلى القيادة عند الحاجة

العمليات والبيانات ومراقبة الجودة

• اتباع الإجراءات التشغيلية المعتمدة وقوائم المراجعة والإرشادات
• دعم توثيق عمليات وإجراءات إدارية
• ضمان دقة وتناسق البيانات عبر السجلات والأنظمة
• إعداد تقارير تشغيلية بسيطة عند الطلب
• تتبع صلاحية المستندات وتواريخ الانتهاء لدعم الامتثال وإدارة المخاطر
• تصعيد المشكلات التشغيلية أو المخاطر بسرعة

المرشح يجب أن يكون لديه تأشيرة خاصة به