منسق عمليات / إداري

المسؤوليات الأساسية:

• الدعم الإداري التشغيلي:

تقديم الدعم الإداري العام لفريق العمليات من خلال تنسيق العمليات الداخلية والمساعدة في تنفيذ الخطط التشغيلية.

المساعدة في رصد وتقارير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمتغيرات التشغيلية.

• المساعدة في تنسيق المشاريع:

العمل بشكل وثيق مع فرق المشاريع لضمان الالتزام بالمواعيد وتخصيص الموارد بكفاءة، وتحديد أي قضايا وحلها بسرعة.

تنسيق جداول المشاريع والاجتماعات والمهام والمتابعة لضمان تنفيذ سلس.

• المساعدة في تحسين الإجراءات:

المساعدة في تحديد أوجه القصور في الإجراءات الحالية وتقديم توصيات للتحسين لتبسيط التشغيل.

المساعدة في تنفيذ إجراءات وسياسات وممارساتBest practices لتحسين سير العمل والإنتاجية.

• الاتصالات:

القيام بدور حلقة وصل بين الأقسام (مثلاً التسويق، المبيعات، المالية) لضمان التوافق مع الأهداف والمبادرات التشغيلية.

التواصل الفعّال مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لتقديم التحديثات، حل المشكلات، وضمان التنسيق السلس للأنشطة.

• دعم المخزون واللوجستيات:

المساعدة في إدارة المخزون، وطلب المستلزمات، وتنسيق اللوجستيات بحسب الاحتياجات التشغيلية.

الحفاظ على سجلات دقيقة للشحنات والتسليم ومستويات المخزون.

• إدارة البيانات والتقارير:

تتبع وحفظ البيانات المرتبطة بالعمليات، بما في ذلك البيانات المالية والجدولة والمخزون.

المساعدة في إعداد تقارير للإدارة العليا حول الأداء التشغيلي وأي تحديات تُواجه.

• الامتثال والسلامة:

ضمان الالتزام بمعايير السلامة وسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية عبر جميع الأنشطة التشغيلية.

المساعدة في إجراء المراجعات أو التدقيقات لضمان الامتثال للقوانين والأنظمة وسياسات الشركة.


المؤهلات:

• التعليم:

o الدرجة الجامعية في إدارة الأعمال أو إدارة التشغيل أو المجال ذي الصلة مفضل.

o الخبرة العملية قد تحل محل المؤهل التعليمي.

• الخبرة:

o 1-3 سنوات من الخبرة في دور دعم تشغيلي أو إداري، ويفضل في بيئة سريعة الوتيرة.

o وجود خبرة في تنسيق المشاريع أو اللوجستيات تعتبر ميزة.

• المهارات والقدرات:

o مهارات تنظيمية قوية والانتباه للتفاصيل.

o مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة.

o القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.

o قدرات قوية لحل المشكلات والتفكير النقدي.

o الكفاءة في مجموعة Microsoft Office و(Excel، Word، PowerPoint) وإلمام ببرامج إدارة المشاريع (مثل Asana، Trello، MS Project).

o المعرفة بإدارة المخزون والتنسيق اللوجستي تعتبر ميزة.

• السمات الشخصية:

o متحمس للغاية، مبادر، ونتائجي التركيز.

o قادر على العمل باستقلالية وكذلك بشكل تعاوني ضمن فريق.

o قادر على التكيف مع الأولويات والبيئات المتغيرة.

o مهارات بين شخصية قوية مع القدرة على بناء العلاقات عبر فرق مختلفة.