موظف استقبال ومساعد إداري

نبحث عن موظف استقبال ومساعد إداري ديناميكي ومتحمس للانضمام إلى فريقنا العقاري. يجب أن يكون المرشح المثالي شابًا وشغوفًا، ملتزمًا بتقديم دعم إداري ممتاز لتعزيز كفاءة وإنتاجية فريقنا. ستتضمن هذه الوظيفة التعامل مع مهام إدارية متنوعة، ومساعدة أعضاء الفريق في الأعمال الإدارية، وضمان سير العمليات بسلاسة داخل المكتب العقاري.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري والموظف الاستقبال:

المساعدة في التوظيف للمناصب المختلفة في الشركة

الرد على المكالمات الهاتفية: إدارة المكالمات الواردة، وتحويلها إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة، وتدوين الرسائل حسب الحاجة.

إدارة المواعيد: جدولة وتأكيد المواعيد للعملاء أو الزبائن أو الزملاء.

المهام الإدارية: أداء واجبات إدارية متنوعة، مثل الأرشفة، وإدخال البيانات، والحفاظ على مستلزمات المكتب.

الحفاظ على منطقة المكتب، وضمان أن تكون جميع الأماكن نظيفة ومنظمة وقابلة للتقديم.

تقديم دعم إداري شامل لفريق العقارات، بما في ذلك إدارة المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات.

الحفاظ على أنظمة الأرشفة، وقواعد البيانات، والسجلات بدقة وكفاءة.

المساعدة في تنظيم وجدولة المواعيد، والاجتماعات، وعروض الممتلكات.

التوثيق والأوراق:

إعداد، وتدقيق، وتحرير مستندات متنوعة، وعقود، واتفاقيات، وأوراق أخرى حسب الحاجة.

ضمان اكتمال جميع الوثائق بدقة وأرشفتها وفقًا للمعايير التنظيمية.

التفاعل مع العملاء والتواصل:

أن تكون نقطة الاتصال للعملاء، ومعالجة الاستفسارات، وتقديم خدمة عملاء استثنائية.

المساعدة في الحفاظ على علاقات إيجابية مع العملاء من خلال التواصل الفعال والمتابعة.

دعم التسويق:

المساعدة في إنشاء وتوزيع المواد التسويقية، بما في ذلك قوائم الممتلكات، والكتيبات، والإعلانات.

تنسيق وتحديث القوائم عبر الإنترنت على منصات ومواقع العقارات.