الوصف الوظيفي
رقم الطلب: 23975BR
الوصف:
نحن نبحث عن مسؤول وثائق منظم للغاية ودقيق للانضمام إلى فريقنا في العين، الإمارات العربية المتحدة. كمسؤول وثائق، ستكون مسؤولاً عن إدارة والتحكم في جميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع، مما يضمن الدقة والاكتمال والامتثال لمعايير الشركة.
تشمل المسؤوليات الرئيسية لهذا المنصب، ولكن لا تقتصر على:
\u2022 المراسلات الإدارية والأرشفة:
\u2022 تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، محاضر الاجتماعات، الرسومات والتقديمات الفنية.
\u2022 الحفاظ على سجل لجميع البريد الوارد والصادر، وختمه وتسجيله قبل توزيعه على الموظفين المعنيين.
\u2022 مسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار الوثائق الكاملة للمشروع مثل المراسلات الواردة والصادرة، تعليمات الموقع، أوامر التغيير، NFC، RFI، CVI، RFM، الرسائل، تقارير الموظفين اليومية، التقديمات، وأشكال أخرى من الوثائق ذات الصلة من العميل والمقاولين الفرعيين (بما في ذلك الوثائق الداخلية لشركة أتكينز).
\u2022 مسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية، والمساعدة في التنسيق، ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.
\u2022 الحفاظ على أرشفة جميع الملفات.
\u2022 التنسيق بين الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل سير الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثائق.
\u2022 النقل الإلكتروني للوثائق.
\u2022 إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتتبعها.
\u2022 المساعدة في إدارة المكتب الميداني.
\u2022 التنسيق مع المهندسين المقيمين، السكرتارية، والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
\u2022 النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لوثائق المشروع.
\u2022 تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب بما في ذلك الكتابة، الأرشفة، الرد على الهواتف، أخذ الرسائل، الحفاظ على تقويم المواعيد، وغيرها من المهام العامة للمكتب.
\u2022 المساعدة في إعداد المواصفات الفنية، وإدارة العطاءات والعقود.
\u2022 ضمان أن كل مشروع أو مرحلة من المشروع يتم فوترته بشكل صحيح وفي الوقت المناسب وإدارته.
\u2022 التعاون والعمل كجزء من فريق،
\u2022 العمل بالتعاون مع جميع الموظفين.
\u2022 التواصل مع الفرق التي تعمل عن بُعد من أجزاء أخرى من العالم لتسهيل إكمال المهام والمشاريع.
\u2022 التواصل الجيد.
\u2022 اتباع ممارسات العمل الآمنة والامتثال لإرشادات وسياسات الشركة للتخطيط وتنفيذ العمل بطريقة آمنة.
\u2022 إكمال جميع الأعمال وفقًا لقيم ستانتك الأساسية ووفقًا لأنظمة الجودة وإجراءات جودة المشروع.
\u2022 مهام أخرى كما هو مطلوب من وقت لآخر من المهندس المقيم.
المؤهلات:
خبرة لا تقل عن خمس (5) سنوات في نظام إدارة الوثائق في شركة هندسية أو معمارية.
\u2022 خريج من دورة الأعمال أو السكرتارية.
\u2022 مهارات قوية في التواصل والتنظيم.
\u2022 مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
\u2022 القدرة على حل المشكلات التحليلية والتنظيمية.
\u2022 معرفة مثبتة في إدارة الوثائق، بما في ذلك جميع البرمجيات اللازمة.
\u2022 إجادة استخدام برامج التحكم في الوثائق مثل أكونيكس، يوني فير، شير بوينت.
عن ستانتك:
نحن أعضاء نشطون في المجتمعات التي نخدمها. لهذا السبب في ستانتك، نصمم دائمًا مع المجتمع في الاعتبار. نعتقد أن نمو شركة تصميم رائعة يحدث من الداخل إلى الخارج. نبحث عن أشخاص يتم جذبهم لاستخدام كل موهبة يمتلكونها، بالإضافة إلى الإبداع والعزيمة والدافع للقيام بما هو غير عادي.
تجمع مجتمع ستانتك حوالي 22000 موظف يعملون في أكثر من 400 موقع عبر ست قارات. نتعاون عبر التخصصات والصناعات لإحياء المشاريع. يعتمد عملنا كمهندسين ومعماريين ومستشارين من مفهوم المشروع الأولي والتخطيط إلى التصميم والبناء والتكليف على تاريخ قوي من النجاح. لذلك، عندما نتولى مشروعًا، نرى الفرصة لإقامة اتصال دائم مع الأشخاص والأماكن التي نعيش ونعمل فيها. أعد تعريف أفضل ما لديك الشخصي.
موقع العمل: الإمارات العربية المتحدة - أبوظبي
نوع التوظيف: دوام كامل
نوع الوظيفة: عادي
فئة الوظيفة: دعم إداري
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
