مسؤول تنفيذي

عميلنا، شركة تجارة إلكترونية دولية ذات حضور قوي في الولايات المتحدة، تبحث عن مسؤول تنفيذي استباقي ومرن لدعم الرئيس التنفيذي في المهام الشخصية والتجارية. يتطلب هذا الدور مزيجًا بنسبة 50/50 من المسؤوليات، مما يتطلب شخصًا يمكنه توقع الاحتياجات، والبقاء منظمًا، واتخاذ المبادرة للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة خلف الكواليس، مما يسمح للرئيس التنفيذي بالتركيز على الأولويات الأكبر دون تشتيت.

المسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة الروتين والمهام:

• توقع احتياجات الرئيس التنفيذي من خلال تحديد وحل المشكلات قبل أن تظهر.
• التعامل مع المواعيد الشخصية، والمهمات، والمسائل الإدارية الحساسة للوقت، وتقليل الانحرافات عن الرئيس التنفيذي.

2. إدارة البريد الإلكتروني، والتقويم، والتواصل:

• إدارة وتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني للرئيس التنفيذي، والتعامل مع المراسلات الروتينية بشكل مستقل عند الإمكان.
• الإشراف على جدولة التقويم، وتنسيق وتحضير الاجتماعات، وضمان المتابعات في الوقت المناسب.
• تقديم تحديثات يومية استباقية عبر Slack/WhatsApp لإبقاء الرئيس التنفيذي على اطلاع ومعالجة المشكلات المحتملة.

3. ترتيبات السفر والشخصية:

• حجز وإدارة جميع ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمسارات للسفر.
• تنظيم وتحضير الأحداث الشخصية والتجارية، وضمان التنفيذ السلس.
• إدارة المواعيد الشخصية والعائلية والفواتير.

4. الدعم الإداري وتنسيق الفريق:

• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية لجميع الموظفين الإداريين، وضمان بيئة عمل منظمة وفعالة.
• التواصل مع الأعضاء المناسبين في الفريق، ومراقبة تقدم المهام، وحل المشكلات الصغيرة للحفاظ على سير العمليات اليومية بسلاسة.
• إدارة المهام الإدارية الشخصية والتجارية حسب الحاجة، مثل الأرشفة، وإعداد الوثائق، والمشتريات.

5. مساعدة المشاريع:

• تقديم الدعم في المشاريع الصغيرة المتعلقة بالأعمال، بما في ذلك تنظيم المواد، وجدولة الاجتماعات، وإدارة الجداول الزمنية.
• إجراء أبحاث أساسية وتقديم ملخصات قصيرة حول المواضيع أو البائعين حسب الطلب للمساعدة في اتخاذ القرار.

6. إدارة الوصول والحسابات:

• الحفاظ على سجل مركزي لجميع البرمجيات/الأدوات المستخدمة مع أسماء المستخدمين، والأدوار، ومستويات الوصول.
• ضمان حصول الموظفين على الأذونات الصحيحة (منح، إزالة، تحديث الوصول).
• مراجعة دورية للحسابات النشطة لإزالة المستخدمين غير النشطين.
• إعداد إدارة كلمات المرور القياسية (مثل LastPass، 1Password، Bitwarden).
• إنشاء قائمة مراجعة موثقة للتوجيه/التوجيه للموظفين.

7. تنظيم الملفات والوثائق:

• إنشاء وتنفيذ قاعدة تسمية الملفات (مثل YYYY-MM-DD_ProjectName_Version).
• تنظيم محركات الأقراص المشتركة في مجلدات منظمة (المالية، الموارد البشرية، التسويق، العمليات، المنتج، خدمة العملاء).
• تنظيف الملفات المكررة والقديمة بانتظام.
• الحفاظ على ويكي الشركة/قاعدة المعرفة مع الإجراءات التشغيلية القياسية الرئيسية والأدلة.
• نسخ الملفات الحيوية وضمان التخزين الآمن.

8. إدارة البرمجيات والأدوات:

• الحفاظ على قائمة رئيسية بجميع البرمجيات المستخدمة مع:
  • الغرض (مثل المحاسبة، دعم العملاء، التسويق).
  • تفاصيل الترخيص (المالك، تواريخ التجديد، التكاليف).
  • المستخدمين المعينين.
• تتبع تجديد الاشتراكات وإخطار الفرق المسؤولة قبل انتهاء الصلاحية.
• مراجعة استخدام البرمجيات بانتظام لتحديد التكرارات أو الأدوات غير المستخدمة.

المتطلبات:

• خبرة مثبتة كمسؤول تنفيذي.
• إجادة اللغة الإنجليزية، وإجادة اللغة الإسبانية ستكون ميزة.
• استباقية في توقع احتياجات الرئيس التنفيذي وحل المشكلات قبل أن تظهر.
• منظمة للغاية، وتهتم بالتفاصيل، وقادرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• ساعات مرنة.
• اتصال موثوق بالإنترنت والقدرة على العمل عن بُعد.

الهدف الرئيسي هو جعل حياة الرئيس التنفيذي أسهل من خلال العناية بكلا المهام الإدارية الشخصية والتجارية، والحفاظ على كل شيء منظمًا وسلسًا دون الحاجة إلى الكثير من الإشراف. إذا كنت استباقيًا، وموردًا، وتحب العمل بشكل مستقل، نود أن نسمع منك، قدم الآن!