توفر وظيفة إدارية شاغرة بمسمى (مساعد إداري) للرجال حملة الدبلوم فأعلى (لا تشترط خبرة) للعمل في منطقة الرياض على النحو التالي:
التخصصات المناسبة:
- إدارة الاعمال
- إدارة عامة
- السكرتارية التنفيذية
- السكرتارية
- إدارة المكاتب
- الإدارة المكتبية
المهام الوظيفية:
- التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
- تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
- مساعدة أعضاء الفريق لضمان اكتمال المهام في الوقت المحدد.
- تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
- تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
- الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
- تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
- تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
- توزيع البريد من الديوان إلى الدوائر والموظفين المعنيين ومناولة البريد المحول بين الإدارات والدوائر.
- يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
- يقوم باستلام المعاملات الموجهة للهيئة من الجهات ذات العلاقة .
- متابعة إنهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .
- تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالشركة.
- متابعة البريد وإحضاره لمقر الشركة.
- يقوم بإعداد الأوراق والملفات والسجلات المنظمة لعمله .
- إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
المهارات:
- الاتصالات الاداري
- إعداد التقارير
- إدارة العلاقات
- مهارات التوصل
- التشريعات والقوانين والانظمه
